La implementación del sistema Verifactu está cada vez más próxima: esta es una de las innovaciones que conlleva el desarrollo de la Ley Antifraude para las empresas, y su propósito es brindar transparencia al proceso de facturación.
Los contribuyentes obligados o empresas podrán enviar de manera voluntaria y automática, a través de medios electrónicos, sus registros de facturación a la AEAT. Aquí te explicamos en qué consiste Verifactu y cómo puedes prepararte para su implementación.
¿Qué es el sistema VERIFACTU?
Verifactu es un sistema promovido por la Agencia Tributaria que busca combatir el fraude fiscal y promover la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial. Su impacto recae directamente en los empresarios que emplean aplicaciones informáticas para cumplir con la obligación de facturación, ya que deberán generar un registro de facturación de alta de manera simultánea o previa a la emisión de la factura.
Las aplicaciones informáticas de facturación deberán contar con una declaración responsable, confirmando su cumplimiento con lo establecido en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación, aún pendiente de aprobación definitiva, así como cumplir con las especificaciones que se aprueben mediante Orden Ministerial durante su desarrollo.
Los contribuyentes obligados que utilicen aplicaciones informáticas para cumplir con la obligación de facturación podrán enviar voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por dichos sistemas informáticos, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas para la remisión. Además, las aplicaciones deberán ser capaces de enviar dichos registros si la AEAT así lo solicita.
Características del sistema VERIFACTU
Las aplicaciones informáticas de facturación deben contar con una declaración responsable, asegurando el cumplimiento del Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación y de las especificaciones que se aprueben mediante Orden Ministerial durante su desarrollo.
- Deben generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
- Deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Deben permitir el envío automático de cada registro de facturación a Hacienda. Esta opción, conocida como Sistema Verifactu, es la más cómoda y recomendada por la Administración, asegurando el cumplimiento de los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT en cuanto a la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación. En caso de optar por no enviar automáticamente a la AEAT, las aplicaciones deben guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT puede solicitar que se cumplan todos los requisitos mencionados y puede requerir una copia de la información almacenada bajo demanda.
- Deben registrar ciertos eventos para garantizar la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no puede ser modificado y debe conservarse hasta que las obligaciones tributarias prescriban.
¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU?
Respecto a la fecha de entrada en vigor de Verifactu, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ya ha sido aprobado. Aunque aún queda pendiente la emisión de la Orden Ministerial que lo desarrolle y el periodo de adaptación que establezca, los contribuyentes deben estar preparados antes del 1 de julio de 2025.
¿A quién afecta VERIFACTU?
El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que realicen actividades económicas, ya sea bajo el régimen del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que este proyecto no se aplicará en los territorios forales, donde existen sistemas tributarios propios, ni afectará a las empresas que ya estén adheridas al SII.
¿Cómo se identifican las facturas VERIFACTU?
Existen ciertas características que permiten identificar las facturas Verifactu:
- Código QR: las facturas electrónicas Verifactu deben incluir obligatoriamente un código QR que contenga datos identificativos.
- Referencia al sistema Verifactu: las facturas deben indicar explícitamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, utilizando la expresión "Veri*Factu".
- Envío de información a Hacienda: las facturas Verifactu pueden ser enviadas a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura de códigos QR.
- Registro de eventos: además de lo anterior, se debe mantener un registro de cada factura y evento como respaldo.
¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es opcional. El contribuyente tiene dos alternativas:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (a través del Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Esta opción es la más conveniente y recomendada por la Administración.
- Registro de las facturas sin enviarlas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar disponible para la AEAT en cualquier momento.
Ventajas del sistema VERIFACTU
Existen numerosas ventajas al utilizar un sistema Verifactu para la facturación, tanto para los emisores como para los receptores de las facturas:
- Garantía de confianza: cuando un cliente recibe una factura Verifactu, tiene la certeza de que la empresa o profesional cumplen con sus obligaciones tributarias y trabajan de manera transparente.
- Simplificación de la contabilidad: al permitir que toda la facturación se envíe automáticamente a Hacienda, en el futuro será más fácil presentar los modelos tributarios, ya que la información de todas las facturas emitidas por la empresa estará disponible en los registros de la Agencia Tributaria.
- Fomento de la transparencia económica: estos sistemas simplifican la lucha contra el fraude al obligar a todos los empresarios y profesionales con actividad económica a cumplir con sus requisitos, lo que contribuye a reducir la economía sumergida.
- Impulso a la digitalización y la unificación de procesos: la digitalización es una tendencia imparable que, al implementarse, permite ahorrar tiempo y dinero en los procesos empresariales.
Si tienes dudas sobre VERIFACTU, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
