El reglamento de facturación actual establece la existencia de varios tipos de facturas, cada uno con características distintivas y que cumplen una función específica.
Se puede decir que los diferentes tipos de facturas que existen en realidad son variaciones o derivan de un único tipo: la factura ordinaria.
La factura ordinaria es el tipo de factura más comúnmente utilizado para documentar una transacción comercial, ya sea una compra o la prestación de un servicio.
Es esencial que contenga todos los detalles relevantes sobre la operación, como:
La factura rectificativa se utiliza para corregir una factura anterior que no cumple con los requisitos legales, en caso de devolución de productos o embalajes, o cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También puede ser utilizada cuando hay una resolución firme que modifica o anula la operación, o en caso de declaración concursal del destinatario de la factura.
Esta factura debe ser emitida en el momento en que se tenga conocimiento de los motivos que justifican su emisión, y siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde la emisión de la factura que se va a rectificar. Además, es posible corregir varias facturas en una sola factura rectificativa, siempre que se identifiquen todas las facturas corregidas.
La factura rectificativa debe incluir los datos comunes a todas las facturas, como:
La factura recapitulativa permite agrupar varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario que se han llevado a cabo en diferentes fechas pero dentro del mismo mes natural.
Si el destinatario es un empresario o profesional, la factura debe ser emitida antes del día 16 del mes siguiente al de realización de las operaciones.
En el caso de entregas de bienes incluidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, la factura debe ser emitida antes del día 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte de los bienes al adquirente.
Otro tipo de factura es la factura proforma, que tiene como objetivo documentar una oferta comercial indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio. Su finalidad es proporcionar al comprador toda la información necesaria sobre la futura compra que va a realizar.
A diferencia de otros tipos de facturas, la factura proforma no tiene valor contable ni sirve como justificante, por lo que no se numera y no se recomienda que se firme o selle, salvo que el cliente lo solicite expresamente.
Además, es importante que en el encabezamiento de la factura se incluya de forma visible la indicación "proforma", para evitar confusiones con la factura comercial, que se emitirá una vez que se realice la operación. Por lo general, la factura proforma suele incluir la fecha máxima de validez.
Las facturas simplificadas se implementaron con el Reglamento de Facturación en 2010, y reemplazan a los tickets tradicionales utilizados en pequeños comercios como librerías, carnicerías, tiendas de ultramarinos y droguerías, pero con valor fiscal.
Estas facturas se diferencian de las facturas ordinarias en que no incluyen los datos del destinatario (NIF, domicilio e importe) a menos que sean solicitados, y la cuota de IVA no se desglosa, sino que se indica solo el porcentaje como "IVA incluido".
La factura electrónica es un documento que tiene la misma validez legal que la factura en papel desde Enero de 2013. La única diferencia es que la factura electrónica se transmite por medios electrónicos y telemáticos.
Para que una factura electrónica tenga validez legal, debe contener los mismos campos obligatorios que una factura en papel y ser transmitida electrónicamente con el consentimiento de ambas partes.
Con el nuevo reglamento de facturación de 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido, aunque se recomienda hacerlo.
Una factura de origen es aquella que funciona de la misma manera que una factura ordinaria, pero a la que se le agregan nuevos conceptos (productos o servicios) a medida que avanza un proyecto o trabajo. Se parte de una factura original y se agregan nuevos conceptos para completarla.
En este tipo de facturas, el importe de las facturas anteriores se deduce de las nuevas para saber qué importes se han pagado. Los elementos característicos de estas facturas son los mismos que los de cualquier factura, pero incluyen nuevos conceptos y descripciones y modifican la fecha. Es el tipo de factura más utilizado en el sector de la construcción y obras.
Una factura de canje también es conocida como una factura de sustitución. Este documento se emite para sustituir o completar una factura simplificada (o ticket). Consiste en una copia mejorada y oficial de la transacción reflejada en una factura simple que haya sido emitida y enviada con anterioridad.
La principal utilidad de una factura de canje es justificar operaciones de recuperación del IVA cuando se ha pasado el plazo. Hay que tener cuidado de no confundirlas con las facturas rectificativas ya que no son lo mismo.
Los elementos que no pueden faltar en estas facturas son los mismos que en una factura ordinaria, siendo imprescindibles los siguientes:
Una factura consular es un documento emitido para establecer aranceles sobre la mercancía que se vende en transacciones internacionales. Las autoridades aduaneras solicitan esta factura para determinar qué impuestos se deben pagar sobre la mercancía en cuestión.
Es similar a una factura comercial, pero en el caso de la consular, el país de destino verifica la visa del consulado para certificar el valor y aprobar la naturaleza y medio del envío para evitar declaraciones falsas sobre la mercancía.
Los datos básicos que deben aparecer en una factura consular son:
En el ámbito de las exportaciones internacionales, se utiliza un documento conocido como factura comercial (commercial invoice en inglés) que permite determinar los aranceles necesarios según el tipo de mercancía. Además de determinar el idioma, la moneda y el método de pago de los bienes y/o servicios, también se debe acordar quién pagará las comisiones.
Este documento es obligatorio y sirve para acreditar la transacción económica ante los funcionarios de aduanas y garantizar el cumplimiento de las normativas. Los elementos que conforman una factura comercial son los siguientes:
Cuando se tienen clientes o proveedores de otro país de la Unión Europea (UE), se aplica lo que se conoce como IVA intracomunitario en la factura.
El IVA intracomunitario se refiere a un conjunto de reglas sobre la aplicación del IVA en operaciones con otros países de la UE. Para aplicarlo, se debe tener en cuenta el tipo de operación (servicio o producto) y el tipo de cliente (autónomo / empresa o particular).
Por ejemplo, si se venden productos o servicios a otro autónomo o empresa intracomunitario, no se debe aplicar el IVA en la factura, siempre y cuando ambas partes estén inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Sin embargo, cuando se vende a un particular, la regla cambia: se debe aplicar el IVA español. Y si se superan los 10.000 euros en el año anterior o durante el año en curso, se debe dar de alta en la Ventanilla Única y aplicar el régimen de la Unión, lo que implica aplicar el IVA del país europeo de destino.
Por lo demás, una factura intracomunitaria debe cumplir con los contenidos de una factura ordinaria o completa. La factura simplificada no tiene validez en este tipo de transacciones.
La factura extracomunitaria es similar a la anterior, pero aplicada a las operaciones con clientes o proveedores que residen en un país que no pertenece a la UE.
Si vendes productos o servicios, la factura irá sin IVA y tendrás que hacerla como una factura ordinaria. Si eres tú el comprador, cuando se trata de un producto tendrás que pagar el IVA en el punto de importación (en la aduana) y si es un servicio tienes que pagar el IVA español.
En el caso de los servicios, la factura va sin IVA, pero debes pagar el IVA correspondiente en tu declaración trimestral (modelo 303), mediante la figura conocida como inversión del sujeto pasivo.
Una factura emitida por terceros es aquella en la que un cliente o una tercera persona, ajena al servicio, se encarga de emitir la correspondiente factura en lugar de la empresa que ha vendido los productos y/o servicios. En este caso, es el cliente final quien se encarga de enviarla.
Para que esta factura sea válida, debe incluir los siguientes elementos:
Una factura con varios destinatarios es un documento emitido para acreditar una operación de venta dirigida a dos o más compradores o clientes. Este tipo de factura permite que cada uno abone la parte correspondiente del IVA de la transacción.
Para que sea válida, debe incluir los siguientes elementos:
Una copia de factura contiene la misma información que la factura original, con la única diferencia de que debe estar claramente identificada como "copia" para poder distinguirla de la factura original. La copia se queda en manos del emisor de la factura, mientras que la factura original se envía al cliente.
El duplicado de factura es igual que la factura original y se emite cuando hay varios destinatarios o cuando se produce la pérdida de la factura original. Es importante detallar que se trata de un duplicado para evitar confusiones en caso de que aparezca la factura original.
Si eres autónomo o pyme, los diferentes tipos de factura pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.
