La revolución digital actual está generando un cambio significativo hacia la inmediatez y el tiempo real, llevando a las organizaciones a buscar constantemente herramientas que no solo les permitan sobrevivir, sino también prosperar. En este contexto, cobra una relevancia fundamental el rolling forecast.
A continuación, detallamos en qué consiste esta herramienta crucial, su utilidad, las diferencias respecto al pronóstico tradicional y proporcionaremos un ejemplo gráfico para una comprensión completa.
¿Qué es el rolling forecast?
El rolling forecast es un método de planificación financiera que, en lugar de realizar pronósticos financieros para un período estático, como puede ser un año fiscal, se actualiza de forma continua para incluir nuevos datos y proyecciones para el futuro, y en periodos más cortos y constantes, por ejemplo de forma mensual o bimensual.
Esta técnica implica extender o "rodar" el período de pronóstico más allá del ciclo actual, incorporando constantemente nuevos datos a medida que se disponen de ellos, lo que permite una visión más actualizada y relevante de la salud financiera de la empresa.
¿Para qué sirve el rolling forecast?
El rolling forecast actúa como un faro en la niebla de la incertidumbre financiera, proporcionando a los gestores y equipos financieros diversas ventajas:
- Adaptabilidad a los cambios de mercado: facilita a las empresas ajustar rápidamente sus estrategias y recursos en respuesta a cambios inesperados en el mercado o en el entorno operativo, promoviendo la toma de decisiones proactiva en lugar de reactiva.
- Mejora de la precisión de las proyecciones: al incorporar los últimos datos financieros y operativos de manera continua, los rolling forecast reducen la incertidumbre y mejoran la precisión de las proyecciones futuras. Esta actualización constante permite refinar supuestos y ajustar proyecciones para reflejar con mayor precisión la realidad actual de la empresa.
- Alineación estratégica: garantiza que los recursos financieros se asignen eficientemente conforme a las prioridades estratégicas cambiantes de la empresa. Facilita la revisión y ajuste constantes de metas y objetivos a corto y largo plazo, manteniendo la alineación con la visión y misión de la organización.
- Gestión de riesgos: ayuda a identificar y gestionar riesgos financieros sobre la marcha al proporcionar una visión más actualizada y detallada de las finanzas de la empresa. Permite realizar simulaciones de escenarios y análisis de sensibilidad para prepararse mejor ante posibles eventos futuros.
- Comunicación y colaboración mejoradas: fomenta la comunicación y colaboración entre diferentes departamentos al requerir la participación de múltiples áreas de la empresa en el proceso de pronóstico. Mejora la transparencia financiera dentro de la organización, ya que los stakeholders pueden observar cómo se ajustan los pronósticos y entender las razones detrás de dichos ajustes.
Diferencia entre el forecast y el rolling forecast
Mientras que el forecast tradicional se realiza generalmente una vez al año, basándose en un conjunto estático de supuestos y de forma estática, el rolling forecast es un proceso dinámico que se actualiza regularmente, generalmente todos los meses.
En consecuencia, la principal diferencia entre ambos informes de previsión radica en la capacidad del rolling forecast de incorporar nuevos datos y tendencias actualizados, lo que lo hace más adaptable, preciso y dinámico. En realidad, sus diferencias se extienden en diferentes ámbitos, entre los cuales se encuentran:
- Periodicidad: mientras que el forecast tradicional es anual, el rolling forecast se actualiza con más frecuencia, normalmente después de pasar un mes.
- Flexibilidad: el rolling forecast permite ajustes en tiempo real con los datos obtenidos en períodos anteriores, a diferencia del forecast tradicional, que es más rígido y estático.
- Enfoque: el forecast tradicional se centra en el cumplimiento de metas a corto plazo, mientras que el rolling forecast tiene una perspectiva más amplia y a largo plazo.
Inconvenientes de trabajar con los rolling forecast
A pesar de su innegable utilidad para generar previsiones financieras prácticas y dinámicas, los rolling forecast también presentan ciertos inconvenientes que las organizaciones deben tener en cuenta. Entre ellos, se destacan los siguientes:
- Implementación y mantenimiento constante: la puesta en marcha y el mantenimiento continuo de un rolling forecast pueden demandar una inversión considerable de tiempo y recursos. Esto implica la recopilación y análisis de datos, así como la actualización periódica de las proyecciones.
- Procesamiento y análisis de información: la necesidad de procesar y analizar grandes volúmenes de datos puede resultar abrumadora y compleja, especialmente para organizaciones más pequeñas o aquellas con limitaciones en su capacidad analítica.
- Dependencia de la precisión en los pronósticos: la eficacia del rolling forecast depende en gran medida de la exactitud de los pronósticos. Desviaciones en las proyecciones pueden conducir a decisiones estratégicas incorrectas.
- Oposición al cambio: puede surgir resistencia al cambio por parte de los empleados, especialmente si están acostumbrados a procesos de presupuesto convencionales. La transición a un sistema de rolling forecast puede ser percibida como una amenaza o una carga adicional.
- Limitación en la perspectiva a largo plazo: aunque el rolling forecast sobresale en la planificación a corto y mediano plazo, puede restringir la visión a largo plazo de la empresa, ya que el enfoque está constantemente en el próximo ciclo de pronóstico.
¿Cómo se hace un rolling forecast?
El proceso de crear un rolling forecast implica actualizar periódicamente las proyecciones financieras para incorporar nuevos datos y extender el período de pronóstico por un nuevo mes o trimestre, en lugar de adherirse a un ciclo presupuestario fijo.
Para llevar a cabo este proceso, es necesario seguir una serie de pasos:
- Definir objetivos y alcance: establecer claramente los objetivos que se buscan alcanzar con el Rolling Forecast, como mejorar la precisión de las proyecciones, aumentar la agilidad empresarial o mejorar la toma de decisiones estratégicas. Decidir qué aspectos de la empresa cubrirá el Rolling Forecast (ventas, gastos, flujo de caja, etc.) y el horizonte temporal (trimestral, semestral, etc.).
- Seleccionar KPIs: elegir los indicadores clave que mejor reflejen el rendimiento y la salud financiera de la empresa. Estos pueden incluir ingresos, márgenes de beneficio, costos operativos, entre otros. Los KPIs seleccionados deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Implementar sistema de recopilación de datos: utilizar software de planificación financiera o herramientas de BI para automatizar la recopilación y consolidación de datos.
- Desarrollar modelos de pronóstico: crear modelos que puedan integrar datos históricos y variables del mercado para generar proyecciones. Asegurarse de que los departamentos relevantes participen en el proceso de revisión y actualización.
- Mejora y control continuos: revisar regularmente la precisión de las proyecciones e identificar posibles desviaciones. Utilizar el feedback para realizar ajustes en los modelos, los KPIs y el proceso en general.
- Formación a trabajadores: esta etapa es crucial. Asegurarse de que todos los involucrados comprendan cómo funciona el Rolling Forecast y su importancia. Promover la relevancia de la planificación y revisión continua en toda la organización.
Herramientas para realizar un rolling forecast
Las nuevas tecnologías han facilitado que el rolling forecast, lejos de ser una herramienta complicada, sea viable y en un tiempo razonable. Algunas de las herramientas que contribuyen a este proceso son las siguientes:
- Software de planificación financiera: los modernos ERP integran aplicaciones que permiten planificar el forecast de manera adecuada, basado en registros históricos o presentes, según las necesidades de cada empresa.
- Hojas de cálculo: aunque son más básicas y manuales que el software especializado, estas herramientas son ampliamente utilizadas para Rolling Forecasts debido a su flexibilidad y accesibilidad. El uso de funciones avanzadas, macros y complementos puede mejorar significativamente la capacidad de las hojas de cálculo para manejar pronósticos complejos.
- Software de gestión de tesorería: este tipo de programas son fundamentales en el proceso de rolling forecast, especialmente para empresas que necesitan una visión detallada y actualizada de su flujo de caja y posiciones financieras. Ayudan a prever y gestionar los recursos financieros de la empresa de manera más efectiva.
- Herramientas de colaboración y comunicación: facilitan la coordinación de tareas, el seguimiento del progreso y mantienen informados y comprometidos a todos los stakeholders en el proceso.
¿Tienes dudas sobre el rolling forecast? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
