¿Estás al corriente de los registros contables de tu empresa? ¿Han sido debidamente autorizados? Todo empresario o dueño de una empresa mercantil está obligado a presentar varios libros contables, mercantiles y fiscales que a veces pueden generar confusiones. Aquí te explicamos cada uno de estos libros que debes presentar.
El Título III del Código de Comercio, relativo a la contabilidad de los empresarios, establece la obligación de llevar, completar y presentar en el Registro Mercantil los libros de carácter contable, es decir, el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario.
El plazo para la elaboración de los libros contables es de tres meses desde el cierre del ejercicio contable, que suele coincidir con el año natural.
Un mes después de la elaboración de los libros y cuatro meses después del cierre contable, el empresario individual o la sociedad deben presentar en formato electrónico y vía telemática los libros oficiales en el Registro Mercantil, donde se legalizarán mediante sello para evitar una posible manipulación de la información contenida. La presentación de los libros fuera de plazo no implica sanción.
El plazo mínimo de conservación de los libros contables es de seis años, según lo establecido en el artículo 30 del Código de Comercio y a partir del último asiento realizado. La Ley General Tributaria (artículos 66 a 68) establece un periodo de prescripción de 4 años a partir del día siguiente en el que finaliza el plazo de presentación voluntaria del impuesto.
Se trata de un registro contable del ejercicio de una sociedad mercantil (también para el autónomo en estimación directa del sector industrial, comercial o de servicios). El libro de inventarios y cuentas anuales se elabora siguiendo las directrices establecidas por el Plan General de Contabilidad o el Plan General de Contabilidad PYMES y consta de los siguientes apartados:
El libro diario recoge las actividades o eventos económicos diarios de la empresa. Se pueden registrar anotaciones, conocidas como asientos, de todas aquellas operaciones que no excedan de un mes.
El libro mayor de contabilidad es el registro donde se detallan cada una de las cuentas contables de una empresa, esto es, se incluyen los movimientos de cada cuenta por separado.
A continuación detallamos otros libros que, aunque no tienen un carácter contable genuino, deben ser completados obligatoriamente por las sociedades. Estos libros deben ser elaborados en formato electrónico para su posterior legalización telemática en el Registro Mercantil.
El artículo 25 del Código de Comercio establece la obligatoriedad para los empresarios de registrar la actividad de su negocio en los libros contables. De igual manera, el artículo 26 establece la misma obligatoriedad para documentar los acuerdos alcanzados en las juntas de accionistas y consejos de administración a través del libro de actas. Para su uso, este libro debe ser legalizado previamente por el Registrador Mercantil. Cada una de las actas incluidas en el libro debe contener la siguiente información:
En ocasiones, las actas de las Juntas de Accionistas y Consejos de Administración son certificadas por un notario que se encarga de comprobar el protocolo de convocatoria, la identidad de los asistentes (incluidos el Presidente y el Secretario), transcribir las intervenciones, los acuerdos alcanzados y las objeciones. Estas actas notariales se añadirán al Libro de actas.
Sin embargo, si eres el único socio y administrador de tu empresa, no estás exento de elaborar un acta. En este caso, tus propias decisiones deben estar registradas en un acta con fecha, lugar y acuerdos incluidos.
El libro registro de socios es un libro obligatorio para las Sociedades Limitadas (SL) que tienen su capital dividido en participaciones sociales. En este libro se registran los nombres y datos de identificación de los fundadores y los socios, las transacciones de las participaciones sociales de la SL, el valor de las mismas y los derechos que los socios tienen como titulares de las participaciones sociales.
El funcionamiento es el mismo que el registro de socios, con la salvedad de que se recoge la composición del accionariado de la Sociedad Anónima. Por lo tanto, en el libro registro de acciones nominativas debe constar la denominación social de la empresa (nombre y apellidos si es una persona física), el número y valor de las acciones, así como los derechos de los accionistas por tenerlas.
En el libro de registro de sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SRLU) se deberá dejar constancia de los acuerdos alcanzados por el socio único.
Existen empresas que están sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) y que deben elaborar y gestionar los siguientes libros contables:
¿Tienes dudas sobre los libros obligatorios de una sociedad mercantil? Contacta con Asesorae y te ayudaremos en todo lo posible sin ningún tipo de compromiso.
