En este artículo trataremos, entre otros aspectos, qué montos están exentos de cotización e impuestos sobre la renta, cómo optimizar su gestión o en qué cuenta contable deben registrarse los gastos de viaje.
Los gastos de viaje se refieren a aquellos desembolsos que surgen como resultado de la movilidad de los empleados de la empresa fuera de la localidad donde desempeñan sus funciones habituales o donde se ubica el centro de trabajo, con el propósito de cumplir con sus responsabilidades laborales.
Por ejemplo, en una empresa dedicada a la venta de maquinaria industrial con sede en Bilbao, los gastos generados por el desplazamiento de un empleado a Málaga y su estancia durante tres días para instalar una línea de producción en la fábrica de un cliente, se consideran gastos de viaje, incluyendo tanto los costos de los billetes de avión como las facturas del alojamiento y la alimentación, entre otros.
Asimismo, se consideran gastos de viaje aquellos pagos realizados por concepto de kilometraje a ese mismo empleado cuando se traslada a un pueblo que se encuentra a una hora de distancia y utiliza su propio vehículo. En resumen, cualquier otro gasto que surja debido al desplazamiento temporal de un empleado para llevar a cabo sus labores laborales también entra dentro de esta categoría.
En este ámbito, es común el uso de una serie de términos específicos que, para evitar confusiones, se explican detalladamente a continuación:
Para las empresas, los gastos de viaje representan otra categoría de gastos y serán considerados deducibles al momento de calcular los impuestos si cumplen con los requisitos generales establecidos por la normativa. Estos requisitos, en líneas generales, incluyen que sean necesarios para la generación de ingresos, que estén debidamente registrados en la contabilidad o en los Libros Registro correspondientes, y que se conserve la documentación justificativa adecuada.
En este sentido, funcionan de manera similar a cualquier otro gasto deducible. La principal diferencia radica en que, en muchos casos, es el propio trabajador quien realiza el desembolso inicial, el cual posteriormente debe ser reembolsado.
A menudo, la empresa es la responsable de abonar directamente las facturas generadas por los gastos de viaje, ya sea mediante una transferencia directa al hotel o al proporcionar a los empleados una tarjeta de gastos. Sin embargo, en otras ocasiones, son los propios trabajadores quienes realizan los pagos.
En tales casos, la empresa debe reembolsar el importe de los gastos incurridos (lo que se conoce como liquidación de gastos de viaje). Cada empresa seguirá su propio procedimiento, pero en general, suelen adoptarse alguno de los siguientes enfoques:
También es posible que la empresa entregue un anticipo al trabajador y luego se realice una rendición de cuentas, aunque en la mayoría de los casos, esto implica la aplicación de alguno de los métodos mencionados anteriormente.
Según la normativa vigente, las dietas y los gastos de locomoción correspondientes a los desplazamientos de los trabajadores fuera de su lugar habitual de trabajo para realizar labores en un sitio diferente, no serán considerados parte de la base de cotización ni estarán sujetos a tributación en el IRPF, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
Para el trabajador, esto implica que no deberá declarar en su declaración de la renta las sumas recibidas por este concepto ni estarán sujetas a retención.
Por otro lado, para la empresa, significa que no deberá cotizar a la seguridad social por estos conceptos ni realizar retenciones de IRPF en la nómina.
Este ámbito ha sido objeto de reforma mediante la Orden HFP/792/2023, la cual entró en vigor el 17 de julio. De acuerdo con esta reforma, los montos que están exentos de cotización a la Seguridad Social y de tributación en el IRPF del trabajador son los siguientes:
Los gastos de alojamiento estarán exentos hasta el importe justificado. En cuanto a los gastos de manutención (dietas), se distinguen según si hay pernocta o no:
La empresa puede optar por abonar al trabajador un importe superior si lo considera necesario, pero por el excedente deberá cotizar a la Seguridad Social y el trabajador deberá tributar por él, al igual que con cualquier otro componente salarial.
Cuando nos encontramos con pagos destinados a los empleados y se incluyen en sus nóminas, puede surgir la pregunta de si deben contabilizarse en la misma cuenta que los sueldos y salarios o en una cuenta diferente. Aquí aclaramos esta cuestión.
La cuenta contable empleada para registrar los gastos de viaje de los empleados es la 629 Otros servicios. Esto se debe a que el Plan General Contable, al hacer referencia a esta cuenta, especifica que "en esta cuenta se registrarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas".
Por lo tanto, aunque se trate de sumas abonadas a los empleados, no se anotan en el subgrupo 64 Gastos de personal, sino en el 62 Servicios exteriores.
Desde el punto de vista contable, los gastos de representación y los gastos de viaje se registran en cuentas distintas.
Los gastos de representación son aquellos desembolsos efectuados por la empresa con el fin de fortalecer su relación con clientes o proveedores. Si bien el propósito es generar beneficios para el negocio, no se trata necesariamente de acciones comerciales directas.
Por ejemplo, constituyen gastos de representación invitar a clientes a eventos, comidas o viajes. Con estas iniciativas, la empresa busca deleitar a sus clientes para incrementar las ventas. Por otro lado, los gastos ocasionados por el desplazamiento de un empleado para realizar una venta se consideran gastos de viaje.
Los gastos de representación se contabilizan en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.
Existen algunas diferencias clave entre ambos conceptos:
Ambos tipos de gastos pueden coexistir, ya que un empleado puede desplazarse a otra ciudad y generar gastos de viaje para promocionar la empresa ante proveedores, por ejemplo, lo que resultaría en gastos de representación.
Todo esfuerzo dirigido a mejorar la gestión y control de los gastos de viaje del personal de la empresa se traducirá en un ahorro económico, ya sea reduciendo la salida de fondos o ahorrando tiempo (que también equivale a dinero) al trabajar de manera más eficiente.
Destacamos dos acciones cuya implementación marca un cambio significativo:
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