En el día de hoy nos adentramos en el universo de los gastos olvidados más comunes... ¡los gastos suplidos! ¿No te suenan? No te angusties, a continuación te brindamos una explicación sobre su definición, los diferentes tipos de gastos suplidos que hay, los requisitos necesarios y cómo agregarlos de forma correcta a tus facturas y registro contable.
En términos generales, un gasto suplido hace referencia a un desembolso que realiza un profesional en representación de un tercero. Es decir, se trata de un gasto que el profesional paga por cuenta del cliente, quien posteriormente será responsable del pago de dicha cantidad.
El abono de tasas, portes, seguros y otros conceptos similares son un claro ejemplo de gastos suplidos. En estas situaciones, el profesional es el encargado de realizar el pago en nombre del tercero, para poder llevar a cabo las gestiones solicitadas por el cliente.
Existen tres condiciones que deben cumplirse para considerar que un gasto es un gasto suplido:
Es importante tener claro que un gasto suplido NO es un servicio que el profesional brinda a su cliente, por lo tanto no se trata de un gasto deducible ni un ingreso computable para el profesional. Debido a esto, el profesional no puede aplicar el IRPF ni el IVA que normalmente aplica en sus servicios sobre el gasto suplido.
No obstante, el profesional SÍ está obligado a incluir el gasto suplido en la factura, ya que es el cliente final quien debe hacerse cargo del importe. Ahora bien, es importante conocer cómo debe reflejarse un suplido en la factura.
Un gasto suplido debe aparecer de forma separada en la factura respecto al importe correspondiente a los servicios prestados al cliente. Es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, ya que estos servicios (resultado de la actividad) están sujetos a IVA e IRPF, mientras que el gasto suplido no lo está, según lo establecido en el artículo 78 de la Ley del IVA.
De esta manera, el gasto suplido aparecerá en la factura bajo el concepto de "suplido" o "cantidad abonada por cuenta del cliente", ambas opciones son válidas y sobre este gasto no se aplicará ni IVA ni IRPF.
Aunque el gasto suplido no puede ser desgravado por el profesional, el cliente final sí puede hacerlo y declararlo ante Hacienda.
El cliente ha asumido la carga tributaria del gasto suplido, por lo que puede desgravarlo siempre que cuente con la correspondiente factura de pago del gasto, la cual debe estar a su nombre, ya sea como persona o sociedad.
En caso de que la factura del suplido esté a nombre del cliente, el profesional lo incluirá en la factura como concepto de suplido y el cliente podrá deducirlo como gasto. Es importante recordar que el gasto suplido debe aparecer de forma separada en la factura, ya que no está sujeto a IVA ni IRPF.
NOTA: Es importante tener en cuenta que si no hay factura, no se puede desgravar el gasto… por lo que un ticket no vale. Siempre hay que solicitar la factura del trámite a nombre del cliente, para que éste pueda declararlo ante Hacienda.
En algunas ocasiones, el trabajador autónomo puede recibir de forma anticipada el dinero para cubrir los gastos suplidos previos a la prestación del servicio. Estos pagos se llaman provisión de fondos y se registran y contabilizan de manera diferente. Al igual que los suplidos, representan un gasto atípico para el profesional y, por lo tanto, requieren un tratamiento diferenciado.
Específicamente, los profesionales que tributan por estimación directa deben mantener un libro de registro de provisión de fondos y suplidos según lo establecido por la ley. Este registro debe incluir todos los importes de facturas que representen fondos y suplidos que han recibido de sus clientes, para dejar constancia ante una posible revisión de Hacienda.
En el libro de registro, deben registrarse los siguientes datos:
Los gastos suplidos son aquellos gastos necesarios que el profesional debe pagar en nombre de su cliente para llevar a cabo una prestación de servicios o un trámite.
Aunque no son deducibles por parte del profesional, el cliente final sí puede desgravarlos si se cumplen ciertos requisitos, como que la factura del gasto suplido esté a su nombre y se haya pagado por su cuenta.
Es importante que el profesional registre y contabilice estos gastos de forma diferenciada y que los incluya en la factura de manera separada a los servicios prestados.
En resumen, conocer y aplicar las normas que rigen los gastos suplidos es fundamental para evitar problemas con Hacienda y garantizar una correcta facturación.
¿Aún tienes dudas sobre los gastos suplidos en las facturas? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae para que te ayudemos de forma personalizada.
