Existen determinados gastos que un trabajador por cuenta propia puede deducirse, de forma que resulte más sencillo conseguir una economía más saneada. Ser autónomo no es nada fácil y toda ayuda es poca, por lo que resulta fundamental conocer qué gastos son deducibles.
Esto es especialmente importante, ya que los trabajadores por cuenta propia no dejan de generar gastos, desde comprar materiales o herramientas, hasta el alquiler de la oficina o local o pagar la gasolina, entre otros muchos gastos que lleva aparejado su trabajo.
La desgravación es la acción en virtud de la cual los trabajadores autónomos pueden reducir algunas de las cantidades que por ley están obligados a tributar. En definitiva, desgravar significa que el trabajador autónomo podrá deducirse totalmente un impuesto o tasa, siempre que se cumplan ciertas condiciones y requisitos establecidos por la Administración Tributaria. Así pues, desgravarse el IVA de un producto, bien o servicio, consiste en la supresión del 100% del precio del producto de esa cantidad impositiva.
No obstante, es bastante común que los términos desgravar y deducirse sean confundidos y utilizados como sinónimos. Mientras que desgravar consiste en la eliminación total de una determinada cantidad impositiva, deducir conlleva la reducción de una parte o porcentaje de la una determinada cantidad impositiva
A medida que va pasando el tiempo, los activos y pasivos de una empresa van perdiendo valor. Esta pérdida de valor se deberá reflejar en la llevanza de la contabilidad del trabajador autónomo. Así pues, el concepto de amortización hace referencia a la pérdida de valor de los activos y pasivos de una empresa.
Dependiendo de a qué afecte, la amortización podrá ser de dos tipos:
Para poder deducirnos un gasto como autónomos, es preciso que este cumpla con una serie de requisitos. Como resulta lógico, estos requisitos están fijados por el Ministerio de Hacienda, en concreto por la Agencia Tributaria. De no cumplirse alguno de estos requisitos, la deducción sería irregular y el trabajar por cuenta propia estaría incurriendo en una infracción castigada con la correspondiente sanción económica. Es por ello vital tener en cuenta los requisitos que se exigen desde Hacienda para poder deducirse los gastos.
Los criterios que establece la Agencia Tributaria para considerar que un gasto económico es susceptible de ser deducible son los siguientes:
Algunos gastos pueden servir para pagar menor IRPF, mientras que otros sirven para pagar menos IVA en la declaración trimestral. ¿En qué se basa esta distinción? La deducción de los gastos en el IRPF o en el IVA dependerá de si el autónomo dispone de factura o no. Así pues, los gastos de los que el autónomo dispone de factura son susceptibles de ser deducidos en el IVA para pagar menor en la declaración trimestral. Sin embargo, los gastos sobre los que no se tiene factura, pero sí ticket, podrán ser deducidos del IRPF.
Los gastos deducibles más comunes son los siguientes. Toma nota:
Lo habitual cuando se trabaja como autónomo o se tiene un negocio propio es disponer de un local u oficina. Evidentemente, el trabajador por cuenta propia deberá pagar un alquiler por este local. En este caso, podrás deducirte la totalidad del alquiler, siempre y cuando el contrato de arrendamiento esté a tu nombre y hayas informado previamente a la Agencia Tributaria. ¿Qué ocurre si desempeñas tu actividad profesional desde tu vivienda habitual? En este caso, no podrás deducirte el alquiler total de la vivienda, pero sí podrás ahorrarte la parte del alquiler correspondiente al porcentaje de tu vivienda que usas para desempeñar tu actividad profesional.
Pongamos un ejemplo: imaginemos que un autónomo tiene una casa de 100 metros cuadrados y utiliza una oficina de 15 metros cuadrados para prestar sus servicios como abogado. En este caso, el abogado podrá deducirse un 15% del alquiler total de su vivienda. Si paga 1000 euros al mes por la vivienda, podrá deducirse como autónomo 150 euros al mes por alquiler de oficina.
Los gastos derivados de la luz, el agua o la calefacción también son gastos susceptibles de ser deducidos. En este sentido, ocurre lo mismo que ya hemos comentado sobre los gastos de alquiler: si tienes un local alquilado exclusivamente para tu negocio, podrás deducirte la totalidad de los gastos por suministros. Sin embargo, si desempeñas tu actividad profesional en tu casa, solo podrás deducirte el 30% del gasto por suministros de la proporción de los metros cuadrados de la habitación que se utiliza para trabajar entre los metros cuadrados de la vivienda. Pongamos un ejemplo: si utilizáramos en una casa de 100 metros cuadrados y dedicásemos a nuestra actividad profesional una oficina de 15 metros cuadrados, podríamos deducirnos el 30% del 15% de la vivienda por los suministros.
Estos gastos también son deducibles para el autónomo, siempre y cuando sea él quien los pague. Así pues, lo habitual es que el IBI y la cuota de la comunidad de propietarios los pague el propietario del local, por lo que, si estás desempeñando tu actividad como autónomo en un local alquilado, no podrás deducirte estos gastos. No obstante, la tasa de basuras sí suele ser costeada por el arrendatario, por lo que, en este caso, el autónomo podrá deducirse este gasto.
Los autónomos podrán también deducirse los gastos derivados del teléfono fijo y la conexión a Internet de la oficina o local en el que se desarrolle su actividad profesional.
¿Qué ocurre si el autónomo trabaja desde casa? En este caso, para poder deducir estos gastos, es preciso que se abran líneas nuevas que sean únicamente para el desarrollo del negocio. No obstante, si el trabajador por cuenta propia no pretende hacer esto y quiere mantener un mismo número y una misma conexión para su vida privada y para su vida profesional, no podrá deducirse nada.
Para poder desarrollar una actividad profesional o negocio es preciso comprar materiales y materias primas. En este caso, el autónomo también podrá deducirse los gastos derivados de la compra de estos materiales y materias, imprescindibles para poder llevar a cabo el negocio.
Por ejemplo, un arquitecto podrá deducirse los gastos derivados de comprar papeles o materiales de dibujo, mientras que un carpintero podrá deducirse los gastos derivados de comprar madera o herramientas para trabajar.
Siempre que el autónomo disponga de la correspondiente factura, podrá deducirse todos los gastos derivados de marketing y publicidad para su negocio. Se incluyen los gastos en publicidad y marketing tanto en medios digitales como en los medios tradicionales.
En la era de Internet, tener página web es indispensable para cualquier negocio, tanto para promocionarlo, como para darle visibilidad. De hecho, la creación y en mantenimiento de la página web es uno de los gastos en los que más incurren los autónomos.
Este gasto es deducible tanto en el IRPF como en el IVA si se dispone de factura: la creación, el diseño, la programación, la actualización, el mantenimiento, la compra de dominios, los gastos de hosting y la compra de cuentas de correo electrónico asociadas.
Además de materias primas y materiales, es necesario, a veces, comprar bienes para desarrollar la actividad profesional conocidos como bienes de inversión. Los bienes de inversión son aquellos que no se encuadran dentro de las materias primas y cuyo valor excede de los 3.000 euros. Además, han de ser bienes, no servicios. Por ejemplo, un bien de inversión podría ser una mesa de trabajo.
El autónomo podrá deducirse el valor de estos bienes, tanto los de su compra como los de su reparación, en la declaración trimestral del IVA. No obstante, para poder aprovechar la deducción es necesario que el trabajador por cuenta propia justifique que estos bienes están afectos exclusivamente a su actividad profesional.
Otros gastos muy habituales a los que ha de hacer frente cualquier autónomo son los derivados de la gestoría y la asesoría fiscal, contable y laboral. Así pues, si el trabajador por cuenta propia ha contratado los servicios de un gestor o asesor, incluso los servicios de una asesoría online, se podrá deducir estos gastos.
Tener otros trabajadores contratados conlleva diversos gastos que también son deducibles tanto en el IRPF como en el IVA si se dispone de factura. Así pues, el autónomo que tenga otras personas contratadas en su negocio podrá deducirse la cotización de cada empleado a la Seguridad Social, así como las pagas extraordinarias, las retribuciones flexibles, los seguros, los gastos de formación, las dietas o los desplazamientos de los trabajadores.
Los gastos derivados de las consumiciones en bares y restaurantes o del hospedaje en hoteles también son muy habituales y también podrán ser deducidos tanto en el IRPF como en el IVA si el autónomo dispone de factura. No obstante, y teniendo en cuenta que es difícil diferenciar estos gastos de gastos exclusivamente personales y evitar problemas con Hacienda, lo mejor es seguir los siguientes consejos:
