En el entorno empresarial contemporáneo, la administración eficaz del flujo de efectivo se ha vuelto un componente fundamental para lograr el éxito y la estabilidad organizativa. Esta labor, de suma importancia, está fuertemente vinculada a una comunicación fluida y precisa con las entidades bancarias, así como al acceso fiable y actualizado a la información financiera de las cuentas.
En este contexto, la norma MT940 emerge como uno de los formatos más relevantes y ampliamente utilizados para obtener los extractos bancarios de las diversas cuentas que una empresa mantiene con sus entidades financieras.
¿Qué es la norma MT940?
La norma MT940 es un formato estándar de informe de estado de cuenta, ampliamente empleado a nivel internacional por entidades bancarias para comunicar detalles sobre las transacciones en las cuentas de sus clientes. En otras palabras, se trata de un archivo que, a modo de extracto bancario, contiene un registro de los movimientos (tanto débitos como créditos) ocurridos en una cuenta bancaria durante un periodo específico.
Guarda similitudes con la norma 43 de España, con la distinción de que la MT940 es un formato internacional diseñado para la obtención de información de los extractos.
Este formato forma parte de un conjunto de mensajes de tipo SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), facilitando una comunicación ágil y segura entre instituciones financieras.
¿Para qué sirve la MT940?
El propósito principal de la norma MT940 es proporcionar un resumen detallado de todas las transacciones acontecidas en una cuenta bancaria durante un periodo determinado, por lo general, a diario.
Esto abarca detalles sobre depósitos, reembolsos, cargos y abonos bancarios, así como los saldos al inicio y al cierre del periodo informado. Es extensamente utilizado por empresas para conciliar sus cuentas de tesorería y gestionar sus finanzas de forma automatizada, integrándose dentro de sus sistemas ERP.
¿Cómo funciona la MT940?
El procedimiento de la norma MT940 guarda similitudes con el de la norma 43. Los usuarios descargan el archivo desde las plataformas bancarias en el formato establecido por la norma, para luego cargarlo en sus sistemas empresariales con el fin de registrar los movimientos bancarios en la contabilidad corporativa. Además, en la mayoría de los casos, los propios sistemas ERP se encargan de conciliar estos movimientos para proporcionar una representación precisa de la tesorería de la empresa.
Este proceso, que en la mayoría de las empresas implica una intervención manual, es susceptible de automatización. En el caso de empresas de mayor envergadura, con una capacidad financiera más robusta, existe la opción de implementar redes P2P dedicadas a través de canales SWIFT, facilitando una comunicación bancaria automatizada que, entre otros archivos, incluye la norma MT940.
En líneas generales, ya sea de forma automática o manual, es un proceso que se repite periódicamente, generalmente a diario, e incluso en algunas ocasiones varias veces en el mismo día.
¿Cuál es la estructura del formato MT940?
A nivel técnico, la estructura del archivo MT940 es bastante compleja y suele resultar incomprensible para la mayoría de los usuarios. Aunque existen varios formatos (estructurado y no estructurado), el más ampliamente aceptado consta de los siguientes bloques:
- Bloque de Apertura (Tag 20) – Número de referencia del mensaje: este bloque contiene un código de referencia único para el mensaje MT940, generalmente asignado por el banco emisor.
- Bloque de Cuenta (Tag 25) – Identificación de la cuenta: este campo especifica el número de la cuenta bancaria en un formato estandarizado. Es esencial para la correcta asignación del mensaje a la cuenta correspondiente.
- Bloque de Saldo Inicial (Tag 60F o 60M):
- Tag 60F (Saldo inicial, primer día): indica el saldo al inicio del período de informe, especificando si es un débito (D) o crédito (C), la fecha (en formato YYMMDD), la moneda y el monto.
- Tag 60M (Saldo intermedio): utilizado para informes intradía, indicando el saldo en un momento específico durante el día.
- Bloque de Detalle de las Transacciones (Tags 61 y 86):
- Tag 61 contiene la fecha de valor, la fecha de procesamiento, un código de transacción, el monto de la transacción y, en algunos casos, un identificador de transacción. El formato es ‘YYMMDDMMDDC/DXXX,N’.
- Tag 86: proporciona información suplementaria sobre cada transacción, como el remitente, el destinatario y detalles adicionales de la transacción. Este campo es más flexible y su formato puede variar según el banco.
- Bloque de Saldo Final (Tag 62F o 62M):
- Tag 62F (Saldo final, último día): muestra el saldo final de la cuenta al término del período del informe, incluyendo la indicación de débito o crédito, fecha, moneda y monto.
- Tag 62M (Saldo intermedio, durante el día): similar al Tag 60M, pero usado para indicar un saldo intermedio en un punto posterior durante el día.
- Bloques Adicionales (Tags 64, 65, 86):
- Tag 64 (Saldo disponible): opcionalmente incluido para mostrar el saldo disponible, que puede diferir del saldo contable debido a transacciones pendientes.
- Tag 65 (Saldo futuro): proporciona información sobre los saldos esperados en fechas futuras, basado en transacciones conocidas.
- Tag 86 (Información adicional): utilizado para proporcionar detalles adicionales o explicativos sobre las transacciones o saldos reportados.
- Bloque de Cierre: al final del mensaje, un bloque de cierre indica el final del archivo MT940, garantizando que el receptor entienda que ha recibido el mensaje completo.
Ventajas del MT940
Los principales beneficios de la norma MT940 son las siguientes:
- Interoperabilidad internacional: la norma MT940 es un estándar globalmente reconocido utilizado por bancos en todo el mundo. Esto asegura una comunicación fluida y consistente entre diversas entidades financieras a nivel internacional, simplificando las operaciones transfronterizas.
- Automatización y eficiencia: al tratarse de una estructura estandarizada, posibilita la automatización de la conciliación bancaria y el procesamiento de transacciones. Esto ahorra tiempo valioso para las empresas y reduce el riesgo de errores humanos en la contabilidad.
- Seguridad mejorada: gracias a su estructura estandarizada, el MT940 mejora la seguridad en la transmisión de información financiera. Esto es esencial para prevenir el fraude y proteger datos sensibles.
- Integración con sistemas de gestión financiera: los archivos en formato MT940 pueden integrarse de manera sencilla con la mayoría de los sistemas de gestión financiera, ERPs y software de tesorería, posibilitando una visión unificada y precisa de las finanzas de la empresa.
Desventajas del MT940
El formato MT940 también presenta una serie de inconvenientes:
- Complejidad para usuarios no expertos: para aquellos que no están familiarizados con los formatos financieros estándar, la comprensión y manejo de la MT940 puede resultar difícil, requiriendo una curva de aprendizaje o la asistencia de expertos.
- Limitaciones en la presentación de datos: aunque la MT940 es eficaz para la mayoría de las transacciones bancarias estándar, puede tener limitaciones en la presentación de ciertos tipos de transacciones o en la personalización de informes para necesidades específicas.
- Necesidad de software específico: la conversión de archivos MT940 a formatos más accesibles, como Excel, generalmente requiere software especializado. Esto puede implicar costos adicionales o la necesidad de integrar nuevas herramientas en los sistemas existentes.
- Información no instantánea: el MT940 es un archivo y, como tal, contiene la información del conjunto de movimientos en un momento determinado, pero no la información en tiempo real. Cuando la empresa recibe ese archivo, tendrá la tesorería actualizada hasta la fecha del archivo, pero no más allá. Y la situación puede haber cambiado de manera sustancial.
¿Tienes dudas sobre el formato MT940? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
