Durante los últimos años, la adopción de la facturación electrónica ha sido un tema de interés significativo para los autónomos y las pequeñas y medianas empresas (pymes). No obstante, es importante destacar que esta exigencia no es novedosa. Desde hace más de una década, las empresas que ofrecen sus servicios a entidades gubernamentales, como los ayuntamientos y otras administraciones, están obligadas a facturar electrónicamente.
Aunque la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas a los ayuntamientos se estableció en 2015, esta normativa sigue suscitando interrogantes entre los autónomos y las pymes que mantienen relaciones comerciales con la Administración.
En los últimos años, con la aprobación de la Ley Crea y Crece, los autónomos han ido tomando conciencia de la importancia de la factura electrónica en sus operaciones. Esta normativa estableció la futura obligatoriedad de facturar por medios electrónicos para todos los negocios que mantienen relaciones comerciales con otras empresas.
No obstante, la obligación de emitir facturas electrónicas no es reciente ni se limita exclusivamente a la Ley Crea y Crece aprobada en 2022. De hecho, hace más de diez años que ciertos negocios están obligados a facturar electrónicamente en determinadas operaciones.
La primera regulación sobre la obligatoriedad de utilizar factura electrónica se estableció con la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta legislación, promulgada a finales de 2013, estableció un período transitorio para que las empresas comenzaran a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con ayuntamientos u otras entidades públicas como la Administración General del Estado o incluso las universidades.
Desde hace más de una década, ciertos negocios que trabajan con estas entidades públicas están obligados a utilizar un software de facturación o la solución pública del Gobierno "Facturae" para emitir facturas a dichas entidades.
Como se explicará a continuación, esta normativa no solo impone el uso de la factura electrónica al interactuar con ayuntamientos y otras administraciones, sino que también establece qué empresas deben utilizar estas facturas, los requisitos que deben cumplir y cómo deben ser emitidas.
Aunque en los últimos años se ha mencionado la Ley Crea y Crece, la cual regula la emisión de facturas electrónicas en operaciones B2B, esta legislación aún está pendiente de un reglamento y, por ende, todavía no afecta a ningún negocio.
La normativa que sí ha impactado a miles de empresas desde 2015 es la relativa al fomento de la factura electrónica y la creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Según esta regulación, únicamente las empresas que realizan transacciones con entidades gubernamentales, como ayuntamientos, administración central o autonómica, y universidades, están obligadas a emitir facturas electrónicas.
En su artículo 4, esta ley establece que deben utilizar la factura electrónica y presentarla los siguientes proveedores de ayuntamientos u otras administraciones:
Por lo tanto, los autónomos como personas físicas todavía no están sujetos a la obligación de emitir facturas electrónicas, ni en operaciones B2B ni con la Administración.
Además, no todas las empresas constituidas como sociedades están siempre obligadas a emitir facturas electrónicas. La Ley 25/2013 especifica que las Administraciones públicas pueden excluir mediante regulación de esta obligación de facturación electrónica aquellas facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
De esta manera, se brinda la posibilidad a cada administración de elaborar reglamentaciones y decidir si excluyen a los pequeños negocios de emitir facturas electrónicas si el importe es inferior a 5.000€.
Algunas administraciones han optado por esta exención, por lo que las sociedades no están obligadas a emitir facturas electrónicas por montos inferiores a 5.000€, mientras que otras no lo han hecho, lo que hace que la factura electrónica sea obligatoria para todas las empresas. En cualquier caso, la empresa deberá verificar si la administración a la que factura aplica alguna exención.
Muchas de las administraciones han elaborado reglamentos y han establecido el importe mínimo de la factura electrónica en 5.000 euros (IVA incluido), de modo que los empresarios solo deberán utilizar este tipo de factura si el trabajo realizado supera dicho importe.
No obstante, otras administraciones no han establecido este límite en sus reglamentos o incluso han fijado un importe mínimo inferior.
Para generar una factura electrónica, el autónomo primero necesitará un software privado que le permita emitir este tipo de documentos cumpliendo con los requisitos establecidos por la normativa. También puede optar por utilizar la plataforma pública del Gobierno, factura-e.
Es fundamental que si se contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, el autónomo se asegure de que está actualizado y cumple con los requisitos exigidos por la normativa para este tipo de documentos, como es el caso de Kuot.io.
En cuanto a los requisitos y elementos que deben incluirse, una factura electrónica es similar a cualquier otra factura y debe contener algunos datos mínimos, como:
Además, al tratarse de una factura emitida electrónicamente, debe incluir otros elementos específicos como la firma electrónica.
En este sentido, la Ley establece que las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas deben entregarse en formato electrónico y cumplir con los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en formato XML.
Específicamente, según esta normativa, las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones públicas deben cumplir con tres requisitos específicos:
Hoy en día, coexisten dos normativas diferentes sobre la obligación de los autónomos y las pymes de emitir facturas electrónicas: una es la Ley 25/2013, en vigor desde hace una década, y la otra es la Ley Crea y Crece, que aún no ha sido implementada.
En primer lugar, la Ley 25/2013 establece la obligación, desde 2015, cuando finalizó el periodo de adaptación y entró en vigor la normativa, para las sociedades que trabajan con la Administración de emitir facturas electrónicas. Esta ley afecta exclusivamente a las empresas, no a los autónomos como personas físicas.
La normativa que impactará a todos los negocios, incluidos los autónomos, es la Ley Crea y Crece. Esta legislación, aprobada en 2022, introdujo por primera vez la obligación de emitir facturas electrónicas para todos los trabajadores autónomos o empresas que realicen operaciones B2B.
Actualmente, esta última normativa está pendiente de la aprobación de un reglamento, por lo que, por el momento, solo los negocios que trabajan con la Administración están obligados a emitir facturas electrónicas.
Aunque actualmente la factura electrónica solo afecta a las empresas que trabajan con ayuntamientos u otras administraciones, esto podría cambiar próximamente. En septiembre de 2022, se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Ley Crea y Crece, una normativa que establece que 'todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos'.
Esta obligación de la factura electrónica en operaciones en el sector privado no se implementa de inmediato, sino que se establece un período transitorio para que los autónomos puedan adaptarse.
Este período comenzará una vez que se apruebe el nuevo reglamento de facturación. Por el momento, esta normativa solo se encuentra en fase de consulta pública (desde el 7 de marzo de 2023).
Una vez aprobado dicho reglamento, los autónomos y las pymes tendrán dos plazos para adaptarse a la obligación:
Además, los autónomos tendrán un plazo especial de tres años desde la aprobación del reglamento para cumplir con algunas obligaciones de la facturación electrónica, como comunicar el estado de las facturas que reciban de sus proveedores.
Si tienes dudas sobre los requisitos para facturar electrónicamente a los ayuntamientos y cómo se hace, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
