Hay ocasiones en las que un negocio requiere informar a su cliente acerca del proceso de una transacción comercial con el fin de motivarlo a realizar la compra. La factura proforma es un instrumento apropiado en este tipo de situaciones.
A continuación veremos qué es una factura proforma, cómo debe ser completada, y cómo difiere de un presupuesto y un albarán, para que no haya confusiones en cuanto a su uso adecuado.
Una factura proforma es una factura provisional que se le entrega al cliente para detallar los aspectos de una futura transacción comercial. A diferencia de una factura ordinaria, una factura proforma carece de valor fiscal y contable, ya que es simplemente un documento que describe los detalles de una factura definitiva que se emitirá en el futuro.
Este tipo de factura debe contener información sobre el precio, la base y los impuestos correspondientes a las condiciones de los servicios que se facturarán. Es importante destacar que, aunque se utiliza de manera similar a un presupuesto, no son lo mismo.
La factura proforma es un documento informativo, pero no es vinculante. Se utiliza para informar y establecer las condiciones de venta de un servicio o producto para los clientes, proporcionándoles un ejemplo provisional de cómo será la factura definitiva.
Aunque la factura proforma no tiene efecto legal, en caso de problemas con el cliente debido al impago o desacuerdo, esta factura tiene validez jurídica y sirve como evidencia de que ha habido alguna actividad comercial previa.
El propósito de una factura proforma es proporcionar al comprador una estimación de costo y detalles de los bienes o servicios antes de realizar la compra. Por lo tanto, una factura proforma debe tener el mismo contenido y estructura que una factura ordinaria para que el cliente comprenda toda la información necesaria antes de tomar una decisión de compra.
Es crucial que las facturas proforma estén claramente identificadas como tales. Para esto, debemos incluir el texto "Factura Proforma" de manera visible en el encabezado.
Para crear una factura proforma, se deben completar todos los campos requeridos en cualquier factura ordinaria y especificar que se trata de una factura proforma en el encabezado del documento.
La factura proforma debe contener la siguiente información:
Hacer una factura proforma es un proceso similar al de crear una factura normal, y consiste en seguir una serie de pasos que te ayudaremos a entender en detalle. A continuación te mostramos paso a paso cómo hacer una factura proforma correctamente:
Para diferenciar la factura proforma de la factura ordinaria, es necesario que en el encabezado de la factura se incluya el texto "factura proforma". Esto es importante porque la factura proforma no tiene la misma validez legal que una factura ordinaria.
Aunque no es necesario identificar nuestra factura proforma con un número de factura, sí es importante ponerle una fecha de emisión para evitar confusiones.
Para identificar al proveedor y al cliente, es necesario añadir los datos fiscales de ambos, como el nombre y apellidos (en caso de profesionales autónomos) o la denominación social (en caso de empresas), el NIF y la dirección fiscal.
En este paso debemos incluir los detalles del producto o servicio que se venderá, la cantidad de cada uno y su precio unitario. Si existen distintos tipos de IVA, debemos añadir el tipo de IVA correspondiente para cada producto o servicio.
Finalmente, debemos calcular los importes totales de la factura, lo que incluye la base imponible total, los impuestos y retenciones correspondientes, los descuentos aplicados, el IVA total y el importe total de la factura.
La factura proforma y el presupuesto son dos documentos que tienen un propósito común: informar al cliente sobre el costo de nuestro trabajo. A pesar de que ambos comparten este objetivo, no son lo mismo. Por ejemplo, no tienen el mismo nivel de detalle ni la misma validez jurídica.
Mientras que la factura proforma se utiliza como un documento informativo previo a la venta para comunicar al cliente el precio y las condiciones de la operación, el albarán es un documento que acredita una operación que ya ha sido realizada y se entrega después de la misma.
No hemos incluido la numeración en los datos obligatorios. Esto es así porque no es obligatorio enumerar las facturas proforma, aunque sí que podemos hacerlo. En una factura proforma podemos incluir una numeración por si queremos tener control sobre el total de facturas proforma emitidas, pero nunca serán numeradas como cuando haces una factura ordinaria ni podrán sustituirlas, ya que son facturas que no se declaran.
Es importante destacar que una factura proforma deberá llevar IVA siempre y cuando la operación documentada esté sujeta a este impuesto. Aunque las facturas proforma son un documento informativo y no tienen la misma validez que una factura ordinaria, es esencial incluir el IVA en ellas para informar al cliente sobre todas las características de la operación, y de esta forma, que conozca cuánto IVA debe pagar por esa compra.
La factura proforma no se incluirá en la contabilidad de la empresa, es decir, no se declarará ni se liquidará. Como se mencionó anteriormente, es una especie de "borrador", por lo que no tiene ninguna validez comercial para el cliente ni para Hacienda. Sin embargo, a pesar de no contabilizarlas, se pueden numerar para un mejor control interno.
Las facturas proforma son un instrumento útil para que los clientes conozcan los detalles de una transacción antes de que se complete. A diferencia de las facturas regulares, no son legalmente vinculantes y no se contabilizan en la contabilidad de la empresa. Sin embargo, pueden ser útiles para control interno y para mantener un registro de las operaciones realizadas. Deben incluir información detallada sobre los productos o servicios y cualquier impuesto aplicable.
Si eres autónomo o pyme, las facturas proforma pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.
