La factura electrónica B2B es aquella que se emite por medios electrónicos en transacciones realizadas entre autónomos o empresas con otros negocios.
Hasta la fecha, en las transacciones B2B (Business to Business) - es decir, aquellas entre empresas - no es requerido emitir facturas electrónicas. Actualmente, este formato solo es obligatorio en los servicios que las empresas prestan a la Administración.
Con la promulgación de la Ley Crea y Crece, la emisión de facturas electrónicas pronto se convertirá en una obligación para todos los autónomos que realicen operaciones B2B, es decir, que trabajen con otros autónomos o empresas.
La factura electrónica es aquella que se emite mediante medios electrónicos. El término B2B es una sigla derivada del inglés que significa Business to Business, denotando transacciones entre empresas. Por lo tanto, la factura electrónica B2B es aquella que se emite por medios electrónicos en operaciones entre empresas.
Hasta la fecha, las operaciones entre autónomos o empresas y otros negocios pueden justificarse mediante una factura convencional o una factura electrónica. Este último formato, hasta el momento, solo es exigido para algunos negocios que trabajan con la Administración.
Sin embargo, a partir de 2022, la factura electrónica B2B quedó regulada por primera vez en la Ley Crea y Crece, la cual entró en vigor en septiembre de ese año.
Esta legislación ha establecido diversos aspectos como los requisitos y elementos que deben contener las facturas electrónicas B2B, los criterios legales que los programas de facturación deben cumplir para ofrecer servicios a autónomos o pymes, así como las obligaciones de emisores y receptores de estas facturas.
Actualmente, esta normativa está vigente pero está pendiente de desarrollo mediante el reglamento de facturación electrónica, lo que implica que autónomos y pymes aún no están obligados a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B.
No obstante, como se explicará más adelante, es probable que pronto se apruebe dicho reglamento, lo que iniciará el conteo regresivo. A partir de ese momento, autónomos y empresas tendrán uno o dos años para adaptarse a la facturación electrónica obligatoria en todas sus operaciones B2B.
La factura electrónica está regulada desde 2015, conforme a la Ley 15/2013 del 27 de diciembre. Esta normativa establece la obligación de emitir facturas electrónicas para autónomos o empresas que realicen transacciones con la Administración pública.
Sin embargo, hasta el año 2022, no existía regulación alguna que abordara las facturas electrónicas en el ámbito privado. Fue en ese año cuando se aprobó la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece. Este marco legal busca fomentar el desarrollo de la pequeña y mediana empresa en España, en el contexto del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Una de las medidas destacadas de esta ley es la instauración de la facturación electrónica obligatoria para las transacciones realizadas por autónomos o empresas con otros negocios. Es decir, se plantea la obligación de facturar electrónicamente en todas las operaciones B2B.
La Ley Crea y Crece entró en vigor el 29 de septiembre de 2022, sin embargo, su disposición final octava prevé distintas fechas de implementación para algunas medidas, entre ellas la facturación electrónica.
Esta normativa establece que todas las empresas y autónomos estarán obligados a utilizar la factura electrónica en sus transacciones comerciales con otros negocios, es decir, en operaciones Business to Business. La fecha de entrada en vigor de esta disposición dependerá de la aprobación del reglamento de facturación electrónica, que aún está pendiente pero se espera su pronta promulgación.
Una vez aprobado este reglamento, se iniciará un período de adaptación de uno o dos años (según el tamaño de la empresa) para que todos los autónomos o pymes incorporen la factura electrónica en sus operaciones B2B.
Desde 2015 hasta el presente, solo los autónomos y empresas que realizan transacciones con la Administración están obligados a emitir facturas electrónicas.
La Ley Crea y Crece, en vigor desde septiembre de 2022, establece de forma explícita que 'todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán emitir y enviar facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otras empresas y autónomos'.
Por consiguiente, una vez que se apruebe el reglamento y entre en vigor esta obligación, todos los autónomos y empresas deberán utilizar un programa de facturación como Kuot.io para facturar las operaciones B2B (business to business).
Esta nueva obligación solo afectará al ámbito B2B, es decir, a los servicios entre empresas, quedando exentas las operaciones en las que las empresas emitan facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (B2C o business to consumer).
La Ley Crea y Crece contempla en su artículo 8 que todos los autónomos y empresas que emitan facturas a otros negocios del sector privado deberán utilizar la factura electrónica, cumpliendo con todas las obligaciones establecidas para los emisores y los receptores.
Sin embargo, en el nuevo reglamento que el Gobierno sometió a consulta pública en marzo de 2023, se contemplan algunas excepciones para el uso de la factura electrónica en el sector privado, aparte de las operaciones B2C, que en todo caso quedan exentas.
Algunas de estas excepciones al uso de la factura electrónica en operaciones B2B son:
Además, según señala el reglamento, Hacienda también podrá excluir de la obligación de emitir factura electrónica a algunos sectores que, debido a su funcionamiento, puedan encontrar mayores dificultades para adaptarse a esta futura obligación.
Aunque es cierto que la Ley Crea y Crece entró en vigor en septiembre de 2022 y la mayoría de las medidas que introdujo ya están en funcionamiento, la obligación de utilizar factura electrónica aún no se ha establecido. Esta última está pendiente de la aprobación del reglamento de facturación, el cual aún no ha sido emitido.
Una vez que se apruebe este reglamento, los autónomos y empresas tendrán diferentes plazos para adaptarse a la obligación de facturar por medios electrónicos en operaciones Business to Business. Estos plazos variarán según el tamaño del negocio:
A día de hoy, aún no se ha aprobado el reglamento de facturación que regulará la obligatoriedad de utilizar factura electrónica en operaciones Business to Business, por lo que no es posible determinar con certeza cuáles serán los elementos y datos obligatorios de estas facturas.
No obstante, este reglamento ya ha sido sometido a consulta pública y, a la espera de su aprobación, es posible vislumbrar algunos elementos que podrían ser incluidos como obligatorios en las facturas electrónicas B2B.
En primer lugar, está garantizado que deberán incluir, como mínimo, los datos y elementos obligatorios para cualquier factura.
Por ejemplo, el número o serie de la factura, la fecha de emisión, los datos del emisor y del receptor de la factura (NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal, etc.), la descripción de las operaciones B2B, la base imponible, el tipo impositivo y el importe total.
Además de lo anterior, se espera que el reglamento también apruebe algunos nuevos datos y elementos obligatorios específicos para las facturas electrónicas B2B.
Algunos de estos podrían ser:
El Gobierno ya sometió a consulta pública en marzo del año pasado el reglamento de facturación. Esto indica que la normativa podría ser aprobada en cualquier momento y la factura electrónica podría volverse obligatoria para todas las operaciones B2B antes de 2025.
Es recomendable que los autónomos que facturan con otras empresas comiencen a adaptarse lo antes posible a esta obligación. Para ello, pueden optar por la solución pública ofrecida por Hacienda o utilizar un programa privado de facturación que cumpla con los nuevos criterios legales, como el ofrecido por Kuot.io.
Estos programas no solo permiten emitir facturas electrónicas, sino que también brindan la capacidad de conocer en tiempo real los impuestos a pagar y completarlos, así como realizar un seguimiento de los pagos pendientes a proveedores y clientes morosos, entre otras funcionalidades.
Los autónomos aún tienen hasta diciembre de 2024 para adaptarse a la factura electrónica e implementar uno de estos programas sin costo adicional, gracias a las ayudas del Kit Digital en materia de factura electrónica. A través de esta línea de apoyo, recibirán un subsidio de entre 2.000 y 10.000 euros para contratar un software de facturación.
