Es imprescindible que todos los empresarios y autónomos sepan qué es una factura electrónica y cómo funciona, debido al creciente auge de la transformación digital en los negocios. La facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales.
Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una transacción de compraventa de bienes o servicios. Al ser una versión digital de la factura en papel, ambas tienen los mismos efectos legales y deben cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.
La creación de una factura electrónica implica generar un archivo digital que sirve como comprobante legal de la transacción, igual que cualquier factura en papel. Además, este tipo de factura se puede compartir a través de Internet.
La factura electrónica es un documento que permite documentar de forma legal y fiscal una operación de compra o venta, siendo generada y transmitida electrónicamente.
Esto permite agilizar los procesos de los profesionales y es especialmente útil en entornos digitales como la facturación a administraciones públicas o la justificación de gastos electrónicamente.
Con la creciente regulación en este ámbito, es importante que los profesionales conozcan qué es una factura electrónica y cuáles son las leyes que regulan su uso obligatorio.
En España, existen diversas normativas legales que establecen el uso de la factura electrónica, la cual ya era obligatoria en el ámbito público, pero recientemente su uso obligatorio se ha extendido a todos los profesionales.
Con la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece en septiembre de 2022, la factura electrónica se convierte en un requisito legal para la mayoría del sector privado, incluyendo autónomos.
A pesar de esto, el uso obligatorio de la factura electrónica no es algo nuevo, ya que se aplica como requisito legal desde 2015 en operaciones con el sector público. La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica, convirtió la factura electrónica en un requisito obligatorio para las operaciones con administraciones públicas, aplicable a algunas sociedades y con importes superiores a 5.000 euros.
La factura electrónica se ha convertido en un requisito obligatorio para una gran parte de las operaciones comerciales, según lo establecido por las leyes mencionadas y los últimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece. En su artículo 12, la Ley Crea y Crece establece que "todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos".
Por lo tanto, los obligados a utilizar factura electrónica son:
No obstante, todavía hay algunas operaciones que pueden continuar con facturas en papel, como las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares. Para conocer los detalles de las leyes y los plazos para adaptarse a esta nueva realidad digital, consulte nuestro artículo sobre quién está obligado a usar factura electrónica.
La mejor manera de entender qué es una factura electrónica es mediante la comprensión de sus beneficios. Al igual que cualquier proceso de transformación digital, el uso de facturas electrónicas en las empresas tiene varias ventajas, entre las que se encuentran:
A diferencia de los diversos tipos de facturas tradicionales, que se dividen en más de seis modalidades, las facturas electrónicas son más fáciles de clasificar.
Para comprender adecuadamente qué es una factura electrónica, es necesario conocer los diferentes formatos que se pueden utilizar, como la factura electrónica estructurada y la factura electrónica no estructurada.
La factura electrónica estructurada es una modalidad de factura digital que consta de datos estructurados, un formato de documento digital que permite la generación y lectura automática de facturas por programas informáticos de facturación.
Estas facturas son requeridas por las administraciones públicas, que utilizan el formato XML en su programa FacturaE, aunque también pueden ser presentadas en otros formatos como EDIFACT, DOC o XLS.
Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no tienen una estructura definida de datos, sino que se presentan como un documento común. Suelen ser facturas en papel escaneadas o en formato PDF.
Incluyen todos los datos necesarios pero se presentan en una imagen o documento plano, lo que significa que para procesar o transferir los datos se debe hacer manualmente o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.
Para que una factura electrónica sea legal y comercialmente válida, debe contener los datos obligatorios y cumplir con los requisitos de facturación, los cuales son similares a los de una factura en papel:
La obligatoriedad de la factura electrónica depende del tipo cliente, es decir, de la organización a la que estemos facturando. En este sentido, es importante tener en cuenta que la emisión de una factura electrónica a una administración pública es obligatoria, mientras que en el sector privado dependerá de la situación particular de cada empresa o profesional.
Desde el año 2015, las sociedades que emitan facturas dirigidas a las administraciones públicas con un importe superior a 5.000 euros están obligadas a entregarlas en formato electrónico y cumplir con los requisitos de la FacturaE, que es una factura electrónica estructurada en formato XML. No se incluyen en esta obligación los profesionales autónomos ni las facturas cuyo importe sea superior a 5.000 euros.
En las facturas “de profesional a profesional”, es decir, facturas de empresas y autónomos dirigidas a otras empresas o autónomos, la factura electrónica obligatoria se irá implantando poco a poco, con unos plazos determinados en función de cada tipo de empresa (plazos de la Ley Crea y Crece).
Las facturas electrónicas son una alternativa moderna y eficiente al proceso de facturación en papel, que se pueden clasificar en estructuradas y no estructuradas, y deben cumplir con ciertos requisitos para ser válidas legalmente. Además, su obligatoriedad depende del tipo de cliente al que se emiten y se están implantando progresivamente según la Ley Crea y Crece. Asimismo, permite agilizar procesos, reducir costos y errores y contribuir a la sostenibilidad del medio ambiente.
Si eres autónomo o pyme, las facturas electrónicas pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.
