En España, las empresas y profesionales autónomos pueden emitir duplicados de factura a petición de sus clientes, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la normativa vigente.
La estricta regulación en este ámbito genera muchas preguntas entre los profesionales, como cuándo se puede emitir un duplicado, si es lo mismo que una copia de factura, si existe una obligación de hacerlo, si hacerlo podría considerarse un delito...
La finalidad de un duplicado de factura es permitir que el receptor de una factura pueda documentar una transacción. Este documento debe ser emitido por el mismo emisor de la factura original y contener la misma información. Es importante que en la factura duplicada se especifique claramente que se trata de un duplicado.
Si se cumplen estos requisitos, este tipo de factura tendrá la misma validez y efectividad que la factura original.
El Real Decreto 1619/2012 es la normativa española que regula la emisión de facturas. El artículo 14 de esta Ley establece las reglas para la emisión de duplicados de factura, permitiéndose únicamente en los siguientes casos:
Al igual que en una factura original, un duplicado de factura debe incluir los mismos datos: numeración, conceptos, precio, IVA, retenciones de IRPF, etc. Todos los elementos de la factura han de ser exactamente los mismos que en el documento original.
Asimismo, sea en el encabezado o en otro lugar visible, ha de indicarse claramente que es un duplicado de factura. Este requisito no admite sinónimos, ya que la normativa indica que debe aparecer la palabra “duplicado”.
A pesar de que los términos pueden parecer iguales, en realidad se refieren a dos tipos de documentos diferentes. La distinción entre una copia de factura y un duplicado de factura depende de quién conservará el nuevo documento.
Un duplicado de factura es aquel que se entrega al cliente o receptor de la factura, a solicitud del mismo. En cambio, una copia de factura no se entrega al cliente, sino que permanece en manos del emisor. Por lo tanto, solicitar una copia de factura es lo mismo que solicitar un duplicado, a menos que la solicitud sea interna en la empresa.
Los datos que deben incluirse en una copia y un duplicado son idénticos. Una copia de factura también debe contener los mismos datos que la factura original, pero para evitar confusiones se debe agregar la palabra "Copia" en lugar de "Duplicado".
Es posible que algunas personas soliciten un duplicado de factura en caso de que hayan perdido el documento original, especialmente si lo necesitan para justificar la transacción. En ese caso, estaríamos obligados a proporcionar un duplicado de la factura para satisfacer la demanda del cliente.
Aunque no existe una obligación legal de emitir un duplicado, se recomienda encarecidamente hacerlo. Esto se debe a que crear un duplicado de factura es una tarea fácil y, si no lo hacemos, podría afectar la relación con el cliente o la reputación de la empresa.
Realizar una copia de factura es una acción legal, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por el RD 1619/2012. No cumplir con estos requisitos, así como otros regulados por la normativa tributaria, podría considerarse un delito fiscal o resultar en sanciones económicas.
Todas las empresas y autónomos tienen la obligación de emitir y entregar facturas originales por la venta de sus bienes o servicios. En cuanto a la posibilidad de cobrar por una copia de la factura, esto dependerá de los requisitos administrativos de cada empresa. Una vez establecidos estos requisitos, se podrán determinar las circunstancias en las que se podría cobrar por un duplicado de la factura.
Según el criterio de la Administración Tributaria, las empresas y autónomos tienen la obligación de conservar todas sus facturas durante al menos cuatro años. Este plazo puede variar según las leyes aplicables en cada empresa.
Por lo tanto, aunque no existe un plazo específico para solicitar una copia de la factura, es importante tener en cuenta que algunas empresas pueden eliminar las facturas con el tiempo, lo que podría dificultar la emisión de una copia. Por esta razón, se recomienda solicitar una copia de la factura dentro de los cuatro años posteriores a la emisión de la factura original.
Los duplicados de facturas son una herramienta útil para resolver situaciones en las que se ha perdido o dañado el documento original. Si bien no existe una obligación legal de emitir un duplicado, es recomendable hacerlo para mantener una buena relación con los clientes y evitar problemas legales o económicos. Es importante conocer los requisitos administrativos de cada empresa en cuanto a la emisión de duplicados de facturas y solicitarlos dentro de un plazo razonable para asegurarnos de que la empresa todavía tiene el registro necesario para emitir una copia.
Si eres autónomo o pyme, los duplicados de facturas pueden resultarte muy útiles. Sin embargo, te sugerimos que consideres el uso de herramientas de facturación como Kuot.io que te ayuden a gestionar tu contabilidad de forma más eficiente, faciliten la elaboración de facturas y permitan la generación y presentación de modelos de impuestos.
