Para garantizar la estabilidad de tu negocio, no es suficiente con obtener resultados siempre positivos. Es fundamental verificar que la estructura actual de ingresos y gastos sea la más apropiada, de modo que los cambios, tanto internos como externos, tengan el menor impacto posible. Por esta razón, resulta crucial mantener un riguroso control sobre los ingresos y gastos.
La tecnología actual facilita cada vez más esta tarea, permitiendo organizar y clasificar de manera más eficiente tus ingresos y gastos con menor esfuerzo y reduciendo la probabilidad de errores. En este artículo, te proporcionamos una guía detallada sobre cómo gestionar esta tarea de la manera más efectiva.
Esta interrogante podría parecer simple, pero en la cotidianidad empresarial, a veces surgen confusiones. Para mantener un adecuado control de ingresos y gastos, es esencial diferenciar con precisión los siguientes conceptos:
Además de la discrepancia temporal, al controlar ingresos y gastos, es esencial considerar que los cobros y pagos de facturas a menudo conllevan impuestos indirectos (como el IVA) que no se contemplan como ingresos ni gastos. Por lo tanto, el importe cobrado no siempre coincide con el ingreso, ni lo pagado con el gasto o la inversión.
Estas son dos razones (aunque no las únicas) por las cuales no es recomendable basar el control de ingresos y gastos de tu empresa únicamente en los extractos bancarios.
Las empresas han debido gestionar de diversas maneras sus ingresos y gastos a lo largo del tiempo. Esto se debe a que, para evaluar su viabilidad futura, es fundamental conocer sus resultados, los cuales se derivan de la diferencia entre los ingresos y los gastos en un periodo específico.
No solo eso, sino que también es necesario identificar las fuentes de estos resultados, es decir, las líneas de negocio, productos, servicios o proyectos que generan rentabilidad y mantienen en funcionamiento a la empresa.
Existen numerosos casos de empresas con resultados positivos en términos globales debido a la rentabilidad de algunas de sus líneas, a pesar de que otras puedan no ser rentables. Los problemas surgen cuando, en momentos críticos como una crisis económica, las ventas de las líneas rentables disminuyen, dejando al descubierto las pérdidas ocasionadas por las no rentables.
Ya sea autónomo, pyme o gran empresa, el control de ingresos y gastos debe ser constante, ya que constituye la clave para evaluar el desempeño adecuado del negocio y actuar con celeridad ante cualquier imprevisto.
Aunque el control de ingresos y gastos debe aplicarse a todos los movimientos que afecten a la contabilidad de la empresa, algunos de ellos requieren atención especial.
En cuanto a los ingresos, las ventas, sin duda, necesitan un control específico que permita conocer su evolución y composición. Resulta conveniente separar las ventas en cuentas distintas, de modo que sea posible analizar su evolución por línea de negocio u otras variables de interés.
En el caso de los gastos, ocurre lo mismo: es recomendable clasificar adecuadamente las cuentas de gasto para obtener la información necesaria. Por ejemplo, resulta interesante contar con cuentas de coste de personal diferenciadas para cada departamento, lo que facilitará conocer el coste de cada uno de ellos en cualquier momento.
Las compras y otros gastos que se realizan mediante factura también representan un desembolso significativo para cualquier empresa, por lo que es crucial registrarlos correctamente para obtener un resultado empresarial real.
Al evaluar un informe de ingresos y gastos, es fundamental que sea verdaderamente útil. Debe incluir la información necesaria y relevante que permita analizar e interpretar la evolución de la empresa. Para un seguimiento eficaz, es preferible que el informe proporcione datos mensuales.
Asimismo, su estructura debe facilitar la extracción sencilla de distintos resultados (bruto, neto, EBITDA, etc.) para evaluar si se están cubriendo adecuadamente los costes y cuál es el beneficio.
Los gastos en una empresa se generan desde diversas fuentes: facturas, nóminas, cargos bancarios, cuadros de amortización de préstamos, entre otros. Lo ideal es registrar toda esta información en un único lugar, como un software de gestión empresarial o un ERP. De esta manera, toda la información estará organizada en un único punto, facilitando no solo el control de ingresos y gastos, sino también la generación de informes.
A veces, los informes necesarios se generan automáticamente a partir del ERP que estés utilizando, mientras que en otras ocasiones puedes crearlos manualmente con la ayuda de aplicaciones externas como Excel o Power BI, utilizando los datos registrados en el ERP y otras fuentes de información.
Una manera práctica y sencilla de lograrlo es trasladar la información a Excel y crear el informe según tus necesidades. Si cuentas con una plantilla de Excel predefinida con vínculos, este proceso será muy automatizado.
Uno de los informes más comunes y estandarizados es la cuenta de pérdidas y ganancias. Este informe facilita el análisis rápido de los ingresos y gastos de la empresa, clasificados de manera estandarizada para una fácil interpretación y análisis.
La manera más efectiva de mejorar el control de ingresos y gastos es registrar los movimientos de forma sistemática y organizada, teniendo en cuenta la periodificación de ingresos y gastos. Históricamente, las hojas de cálculo, como Excel, han desempeñado un papel crucial en este control, especialmente en pymes y autónomos, dado que las aplicaciones específicas solían tener un costo elevado y requerían ciertos conocimientos contables.
El inconveniente principal de las hojas de cálculo es que pueden propiciar errores, ya que generalmente son de diseño interno y, con el tiempo, algunas fórmulas importantes pueden desconfigurarse. A pesar de ello, siguen siendo herramientas indispensables como apoyo en la gestión contable.
Por otro lado, en los últimos años ha experimentado un notable aumento la presencia de software de gestión en la nube, como Kuot.io, que ofrece precios más accesibles y una interfaz más intuitiva. Sin embargo, sigue siendo esencial contar con conocimientos contables, al menos para establecer los criterios y procedimientos. Por ejemplo, es necesario comprender la diferencia entre un gasto y un inmovilizado, así como tener la capacidad de distinguir entre el corto y el largo plazo al registrar un préstamo.
Una función sumamente relevante de este tipo de software para el control de ingresos y gastos es la conciliación bancaria. Este proceso te permite identificar discrepancias y errores en el registro de ingresos y gastos. Realizar la conciliación a diario o, al menos, semanalmente, contribuirá a que tu control de ingresos y gastos sea más preciso.
Otra función altamente beneficiosa es la automatización de facturas y gastos recurrentes, permitiéndote registrar de manera rápida y, sobre todo, sistemática los gastos que se producen de forma periódica, como las nóminas, facturas de electricidad, comunicaciones, gestoría, entre otros. Esto asegurará que tu control de ingresos y gastos se mantenga actualizado.
Uno de los desafíos comunes en el seguimiento de gastos se relaciona con los recibos y gastos realizados con tarjeta. Muchos de los comprobantes de estos gastos se extravían en el proceso y recuperar duplicados resulta complicado. El inconveniente radica en que, sin un comprobante, el gasto no es fiscalmente deducible, lo cual puede representar una suma considerable en algunas empresas.
La solución radica en el uso de aplicaciones específicas diseñadas para escanear o registrar recibos. Estas aplicaciones suelen ser basadas en la nube, con aplicaciones móviles prácticas y con reconocimiento automático de información (fecha, importe, etc.) para minimizar la intervención del usuario y hacer el proceso menos tedioso. En ocasiones, estas aplicaciones se integran con tu ERP o pueden conectarse a él para enviar la información y cerrar el círculo.
En general, se puede afirmar que llevar un control efectivo de ingresos y gastos es cada vez más simple. Existen aplicaciones que facilitan esta tarea, aunque es recomendable buscar asesoramiento y formación antes de comenzar a utilizar un ERP, por más sencillo que sea. Desde mi experiencia, sé que es preferible invertir algunas horas en aprender a utilizarlo correctamente que tener que corregir errores acumulados más adelante.
Conforme establece el Boletín Oficial del Estado (BOE), los contribuyentes que desarrollen actividades profesionales y cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, tienen la obligación de mantener un libro de ingresos, un libro de gastos, un libro registro de bienes de inversión y un libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
Para gestionar el control de ingresos y gastos en Excel, simplemente debes crear una nueva hoja de cálculo con dos pestañas de trabajo: Ingresos y Gastos.
Configura las columnas para las variables que deseas controlar, por ejemplo:
Los ingresos pueden dividirse en:
Y los gastos en:
Una vez que hayas establecido la tabla con las variables, solo necesitarás introducir las fórmulas (sumas, promedios, etc.) que te permitan mantener actualizado el control de ingresos y gastos.
¿Tienes dudas sobre el control de ingresos y gastos? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
