Los tiempos cambian y, afortunadamente, las dinámicas laborales evolucionan y se simplifican gracias al progreso tecnológico. ¿Cuántas veces te has sentido frustrado al gestionar la contabilidad de tu empresa? Seguramente no han sido pocas, pero ahora será mucho más sencillo gracias a la contabilidad colaborativa entre pymes y asesorías.
La contabilidad colaborativa es una nueva forma de trabajo centrada en la colaboración entre la asesoría y la empresa en el proceso contable. Basada en el SaaS (Software as a Service) y la tecnología en la nube, permite compartir responsabilidades y colaborar para llevar la contabilidad de un negocio: mantener los registros financieros, hacer seguimiento de los gastos, registrar los ingresos...
La idea principal es que los actores (asesoría y pyme) puedan intercambiar información contable específica de manera inmediata a través del trabajo en tiempo real y de forma automática en una misma plataforma. Es decir, evita posiblemente la parte más tediosa de la contabilidad tradicional que son los numerosos correos electrónicos y llamadas.
El resultado es la simplificación de la contabilidad tanto para las empresas como para las asesorías. Además, la contabilidad colaborativa se convierte en uno de los pilares sobre los que gira la transformación digital de ambos, facilitando en gran medida la adopción de la futura factura electrónica y superando ampliamente las limitaciones de la contabilidad tradicional: lentitud, falta de eficiencia, pérdida de tiempo, errores, urgencias de última hora...
Y esto es solo el comienzo, ya que la llegada de la inteligencia artificial cambiará definitivamente las reglas del juego.
La contabilidad colaborativa ofrece una serie de ventajas específicas, comprensibles y personalizadas según las necesidades individuales de cada usuario. Sin embargo, sus beneficios abarcan varios aspectos clave del proceso contable, los cuales analizaremos detalladamente a continuación.
En la contabilidad colaborativa, la empresa tiene acceso a su información contable y está al tanto de su situación financiera diaria. Esto ayuda al asesor a comprender mejor la actividad de la empresa y, al mismo tiempo, reduce la carga de trabajo, lo que resulta en más tiempo disponible para atender las necesidades de la pyme, aumentando así su satisfacción.
Además, al contar con datos precisos, análisis actualizados en tiempo real y una mayor atención y tiempo por parte de sus asesorías, las empresas pueden tomar decisiones más informadas y eficaces en relación con sus finanzas, gastos, presupuestos, objetivos a corto y largo plazo, entre otros.
La contabilidad colaborativa puede subsanar las limitaciones importantes de la contabilidad tradicional. Una de las principales es la alta probabilidad de error inherente a los procesos manuales, lo que puede derivar en retrasos, imprecisiones y desajustes.
Con la contabilidad colaborativa, el proceso es automático, lo que permite ahorrar tiempo, reforzar la consistencia y mejorar la calidad en la realización de los servicios. Esto aumenta la satisfacción de la empresa y mejora la reputación de la asesoría.
Los programas en la nube registran cada acción ejecutada en el sistema. Este alto nivel de trazabilidad brinda mayor tranquilidad y seguridad a la empresa, y proporciona a la asesoría la información necesaria para realizar una auditoría completa de las actividades contables y demostrar el cumplimiento de las leyes.
La colaboración en tiempo real con la asesoría permite que las pymes accedan a su información financiera y contable diaria desde cualquier lugar. Así, pueden visualizar su información contable y fiscal elaborada por un profesional en el mismo sistema que utilizan para su gestión diaria.
En resumen, las pymes están más satisfechas porque comprenden mejor su contabilidad, se implican más y pueden realizar consultas. Para la asesoría, la ventaja radica en disponer de un canal de comunicación directo con las empresas y evitar las prisas cuando se acercan los plazos de entrega.
En la contabilidad colaborativa, el asesor cuenta con herramientas para garantizar que la colaboración sea eficaz y que la empresa no pueda modificar los datos revisados. Por ejemplo, dispone de opciones para bloquear períodos fiscales y contables. Esto también contribuye a reforzar la seguridad de los registros contables de la empresa.
La contabilidad colaborativa tiene el potencial de revolucionar la colaboración entre empresas y asesorías. Su mecanismo es bastante sencillo, ya que se desarrolla mediante una plataforma en la nube donde los involucrados pueden compartir información y documentos de forma instantánea y en tiempo real.
De esta manera, tanto las asesorías como las pymes tienen acceso a datos actualizados de forma simple, evitando los envíos de último momento y el estrés de cumplir con los plazos.
Dependiendo del punto de vista, son las siguientes:
En primer lugar, es fundamental encontrar una asesoría que adopte la metodología de la contabilidad colaborativa. La implementación de un nuevo enfoque siempre conlleva tiempo, trabajo y cierto esfuerzo inicial.
La contabilidad colaborativa no es una excepción, por lo que su introducción debe entenderse como una inversión para la empresa.
Además, la compañía debe involucrar a todos los empleados pertinentes en el proceso y proporcionarles la formación adecuada, como seminarios web o guías.
Es crucial considerar que, a través de la contabilidad colaborativa, las asesorías pueden involucrarse más en el negocio del cliente, al igual que la empresa puede participar más en su propia contabilidad.
Como resultado, se obtiene información y datos en tiempo real que permiten a las asesorías tomar decisiones más fundamentadas, y su trabajo se vuelve más ágil, rápido y eficiente.
Los recursos digitales ya no son simplemente una opción o una herramienta adicional, sino una parte integral y esencial de la actividad diaria de un negocio. La contabilidad colaborativa surge para abordar los nuevos desafíos que la contabilidad tradicional ya no puede abarcar.
Dar el paso hacia la contabilidad colaborativa, por necesario que sea, requiere planificación, paciencia, tiempo e inversión inicial. Lo primero que ambas partes deben hacer es establecer objetivos y determinar qué plataformas se adaptan mejor a las necesidades específicas de la asesoría y la empresa.
Una vez encontrada la solución adecuada, la eficiencia se multiplica y los beneficios superan ampliamente la inversión inicial.
Si tienes dudas sobre la contabilidad colaborativa, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
