La evolución tecnológica ha transformado, en unas pocas décadas, numerosas profesiones, incluida la contabilidad. Cada vez son menos las empresas que realizan manualmente la introducción de datos de las facturas en hojas de Excel.
En las décadas de los 80 y 90, las gestorías estaban repletas de archivadores con anotaciones y cuentas realizadas a mano, pero hoy en día, la digitalización ha dado un giro de 360 grados a esa imagen que casi nos parece polvorienta y en blanco y negro. Todo ese papeleo se ha convertido en facturas digitales, de las cuales la contabilidad automática permite extraer los datos de manera automatizada.
La crisis del coronavirus fue el impulso que muchos negocios necesitaban para adoptar este tipo de sistemas. En este artículo, te explicamos qué es la contabilidad automática y cómo aplicarla a tu negocio.
La contabilidad automática se define como el proceso de obtener automáticamente los datos de las facturas en formato digital para realizar el registro contable de manera automatizada. El software lee y extrae la información de la factura proporcionada por el cliente, la procesa en el programa y la envía automáticamente al departamento de contabilidad.
Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a prevenir errores humanos. La utilización de esta tecnología contribuye a una mayor calidad y consistencia de los datos utilizados. Los resultados son más confiables, y la elaboración de los informes contables se vuelve más ágil.
El proceso de la contabilidad automática es fácil de comprender. La contabilización de las facturas implica un trabajo mecánico que se limita a verificar las facturas e ingresar los datos en el programa; sin embargo, en el caso de la contabilidad automática, un programa realiza esta tarea por nosotros.
No se reduce simplemente a la digitalización de las facturas, sino que también implica extraer e interpretar los datos presentes en los documentos y llevar a cabo los asientos contables de manera automatizada.
El principal beneficio de este tipo de contabilidad radica en la reducción de errores. Además, contribuye al cuidado del medio ambiente al disminuir el uso de papel, mejora la eficiencia en la empresa y ahorra tiempo y costos.
En el proceso manual de contabilidad, existe una mayor probabilidad de omitir o duplicar datos, y algunos errores contables pueden tener consecuencias graves, como en el caso de la declaración de la renta.
La gestión manual de las facturas en contabilidad también puede dar lugar a errores en los pagos a proveedores, como información bancaria incorrecta, monto erróneo en la factura o porcentaje de IVA equivocado, así como pagos duplicados.
Cuando los clientes nos envían las facturas en formato digital, el programa detecta automáticamente los datos y los envía al área de gestión contable. Esto no solo beneficia al medio ambiente, sino que también evita la tarea de recopilar manualmente los datos para incluirlos en una hoja de Excel.
Se estima que la contabilidad manual puede consumir hasta el 70% del tiempo de un profesional contable. Automatizar las facturas y su contabilidad permite a nuestra asesoría trabajar de manera más eficiente, al eliminar algunos pasos del proceso contable.
El tiempo que se ahorra en estas tareas mecánicas puede destinarse a actividades más complejas. El entorno contable tradicional basado en hojas de cálculo no solo es más complicado y lento, sino que también mantiene a los equipos financieros atrapados en procesos manuales repetitivos en lugar de pensar estratégicamente en el futuro de una empresa.
Al reducir el tiempo dedicado al papeleo y a las labores administrativas, los asesores pueden concentrarse en tareas de mayor calidad y mejorar la personalización del servicio. Ahorrar tiempo en la gestión de facturas implica, al mismo tiempo, un ahorro de costes.
La automatización de la contabilidad es un paso hacia el futuro, pero para llevarla a cabo de manera exitosa, es crucial considerar diversos aspectos, especialmente la seguridad y el riesgo de filtración de datos.
Los profesionales de la contabilidad deben dar prioridad a la seguridad debido a las serias violaciones que pueden ocurrir en el entorno digital. Por tanto, es fundamental contar con sistemas robustos de privacidad y antivirus, ya sea que almacenemos los datos en la nube o en nuestro ordenador.
Nuestros esfuerzos no deben limitarse solo al hardware informático; también debemos tener en cuenta los dispositivos móviles y las tecnologías gestionadas por proveedores, como los servicios en la nube.
La automatización conlleva riesgos adicionales, como el costo inicial de implementación y la falta de flexibilidad que proporciona el trabajo humano.
En el mercado actual, existe una amplia variedad de herramientas de software para realizar la contabilidad automática. Estos son algunos de los criterios que debes tener en cuenta al tomar una decisión:
En una época de disrupción, la tecnología está liberando a los equipos financieros para que se centren en tareas más complejas. El contador del futuro se asemejará a una combinación entre un científico de datos y un experto en negocios.
El coste varía según el proveedor y las características del software. Algunos proveedores ofrecen planes de precios mensuales, mientras que otros ofrecen planes anuales. El coste promedio oscila entre 10 y 100 euros mensuales, aunque también existen programas gratuitos para aquellas empresas cuyas necesidades son muy básicas.
Sea grande o pequeña, toda empresa necesita cerrar sus libros contables. La contabilidad automática no es un concepto pensado solo para grandes empresas; las ventajas que ofrece son útiles tanto para autónomos como para pequeñas o grandes empresas.
Si bien actualmente existen sistemas contables que nos permiten procesar datos y automatizar gran parte de las tareas de un contador, estos sistemas son una herramienta para estos profesionales y no necesariamente sus sustitutos.
Al adoptar este tipo de tecnologías, los contadores pueden expandir sus habilidades y ofrecer más servicios a sus clientes. Estos servicios pueden incluir análisis de datos, predicción y asesoramiento estratégico, lo que aumenta el valor agregado que pueden aportar a las organizaciones.
¿Tienes dudas sobre la contabilidad automatizada? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
