En un viaje de negocios, cada instante es valioso. Si no realizas una planificación adecuada, esos instantes pueden transformarse en horas.
Adicionalmente, el entusiasmo por explorar nuevos horizontes en tu empresa se desvanecerá para dar paso a la frustración, el estrés y la pérdida de oportunidades.
Si la perspectiva de emprender un viaje de negocios como autónomo te genera cierta ansiedad, continúa leyendo.
A continuación te damos algunos de los mejores consejos para planificar un viaje de negocios con total tranquilidad:
Sin un plan, todo tiende al desorden.
Aunque no seas una persona meticulosa, siempre debes tener en mente los pasos a seguir:
Elabora un documento con toda la información relevante, será tu guía durante el viaje de negocios y te ayudará a evitar la ansiedad que puede surgir al no saber qué hacer una vez llegues a tu destino.
IMPORTANTE: utiliza aplicaciones móviles que te permitan tener este itinerario siempre a tu disposición y modificarlo al instante. Es más conveniente y versátil que depender de una agenda o papel.
Muchos emprendedores optan por la improvisación y prefieren evitar los trámites previos, dirigiéndose directamente a su destino sin realizar reservas de alojamiento.
Sin embargo, esta estrategia puede conllevar dos inconvenientes:
Es posible que al llegar a tu destino te encuentres con la desagradable sorpresa de que todo está completamente reservado.
Además, es probable que los precios sean considerablemente más altos si buscas alojamiento en el último momento.
Para evitar posibles contratiempos, una vez que tengas definido el itinerario de tu viaje, es recomendable que reserves con antelación todo lo que sea necesario.
En la medida de lo posible, busca opciones que ofrezcan la posibilidad de cancelación gratuita, por si surgiera algún imprevisto de último momento que te obligara a modificar tus planes.
En líneas generales, es aconsejable realizar reservas para todos los aspectos importantes de tu viaje: hotel, billetes de avión o alquiler de coche, e incluso reservar mesa en restaurantes si planeas cerrar acuerdos comerciales en ellos.
Si estás a punto de ingresar en un país del cual tienes poco conocimiento, es necesario dar un paso adicional.
No es suficiente con conocer cómo llegar o la ubicación del hotel.
Sumérgete en su cultura.
Será muy beneficioso que te familiarices con las costumbres, la forma en que suelen comunicarse y cualquier otro aspecto relevante de su estilo de vida.
De esta manera, podrás evitar errores durante la fase de negociación y establecer relaciones con mayor confianza.
En los viajes de negocios, suele prestarse mucha atención a los trámites relacionados con el propio desplazamiento, como la documentación y el alojamiento en destino.
No obstante, es fundamental tener en orden lo más esencial.
¿Cuál es el propósito de tu viaje de trabajo?
Posiblemente estés buscando cerrar un acuerdo crucial o reunirte con un cliente que podría tener un impacto significativo en tu negocio a corto o medio plazo.
Seguramente, no desees dejar nada a la improvisación, ¿verdad?
Detalla cada encuentro. ¿Con quién te vas a reunir? ¿Qué temas debes abordar? ¿Cuál será tu enfoque en la negociación?
Esta preparación te brindará mayor tranquilidad y orientará las primeras conversaciones.
Recuerda que en los viajes de negocios, el objetivo es aprovechar al máximo cada interacción.
OJO: si tienes múltiples reuniones programadas, reserva tiempo en tu agenda entre una y otra, ya que alguna podría extenderse más de lo previsto y retrasarte. Recuerda que la puntualidad siempre es valorada, especialmente en determinadas culturas.
A veces, en busca de ahorrar unos pocos euros, pasamos por alto la contratación de un seguro de viaje.
No obstante, este seguro puede marcar la diferencia entre resolver un problema de manera rápida o vivir una auténtica pesadilla.
Esto se vuelve especialmente necesario en el extranjero, donde los problemas tienden a ser más complejos (y costosos) de resolver.
Antes de adquirir un seguro de viaje, es fundamental que leas detenidamente las cláusulas.
Asegúrate de que cubra los posibles incidentes que puedan surgir.
Como puedes observar, planificar un viaje de negocios puede parecer un desafío, especialmente si eres un autónomo o gestionas un pequeño negocio y te desplazas al extranjero.
Afortunadamente, con una adecuada preparación, podrás enfrentar este reto con una sonrisa.
NOTA: en el mundo empresarial, la preparación y la adaptabilidad son clave. ¡Disfruta y saca el máximo provecho de tu viaje!
