La incorporación de las facturas electrónicas es una práctica cada vez más común entre autónomos y pequeñas empresas en España. Actualmente, la obligatoriedad de emitir facturas por medios electrónicos solo aplica a aquellos negocios que realizan transacciones con la Administración, pero se prevé que próximamente esta exigencia se extienda a las operaciones comerciales con otras empresas.
Uno de los criterios distintivos fundamentales de las facturas electrónicas respecto a las tradicionales en papel es la utilización de la firma digital. Tanto las facturas electrónicas dirigidas a la Administración como aquellas emitidas en transacciones comerciales deben cumplir con el requisito de "garantizar su autenticidad y origen", lo cual generalmente se logra mediante la aplicación de una firma electrónica.
La firma digital es un recurso que replica la firma manuscrita, pero utilizando medios electrónicos. Se emplea con diversos propósitos, siendo común su uso por parte de ciudadanos y empresas para autenticarse en línea, firmar documentos oficiales ante la Administración, presentar declaraciones tributarias o solicitar beneficios y prestaciones.
En los últimos años, la firma digital ha ganado notoriedad como el método más seguro y práctico para la firma de facturas electrónicas. Este mecanismo, que garantiza la autenticidad e integridad de las facturas, está regulado por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre firma electrónica.
Según la definición del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, "una firma electrónica consiste en una huella digital de un documento cifrado mediante una clave". Desde 2015, con la obligación para las empresas de utilizar facturación electrónica en tratos con la Administración, la firma digital ha ganado popularidad y se ha convertido en el método estándar para autenticar las facturas emitidas electrónicamente.
Además, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la futura obligación de emitir facturas electrónicas en todas las transacciones entre empresas (B2B), la firma digital se ha vuelto aún más relevante. Una vez que se apruebe el reglamento correspondiente, la mayoría de las empresas deberán emplear este mecanismo, o algún otro aceptado por ley, para autenticar sus facturas.
Algunos de los aspectos clave que aseguran que las facturas electrónicas no han sido alteradas mediante la firma digital son:
A diferencia de la firma manuscrita, la firma digital no consiste simplemente en un símbolo escrito. Como se detallará más adelante, para firmar electrónicamente una factura, los autónomos deberán obtener un certificado emitido por una entidad autorizada y utilizar un software de facturación como Kuot.io, para cargar la firma a la plataforma e integrarla en la factura.
"La firma digital es el principal método utilizado para asegurar la autenticidad y el momento de emisión de las facturas electrónicas, así como para validarlas. Sin embargo, la legislación que regula las condiciones para la facturación electrónica, tanto con la Administración como con otras empresas, ofrece otras opciones para que los emisores se identifiquen al emitir facturas.
La normativa actual, especialmente relevante para las facturas dirigidas a la Administración, establece en su artículo 10 del Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los requisitos para emitir una factura electrónica válida. Entre estos requisitos se incluyen diversos métodos de autenticación para la facturación electrónica, no limitados exclusivamente a la firma digital.
Por otro lado, en marzo de 2023, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sometieron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir facturas electrónicas en todas las transacciones entre empresas. Aunque este reglamento aún no ha sido aprobado, también contempla diferentes mecanismos que se podrán utilizar para la identificación al emitir una factura.
En ninguno de los dos reglamentos se establece la obligatoriedad de la firma digital para las facturas electrónicas, aunque sí se reconoce como uno de los elementos que pueden utilizarse para garantizar la integridad y autenticidad de las facturas, lo cual sí es un requisito.
Específicamente, la Ley establece que se debe "garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos registrados en las facturas electrónicas". Según el reglamento de facturación, esto puede lograrse mediante varios métodos:
La firma electrónica, a diferencia de la convencional, es una huella digital que se genera a partir de un certificado que el autónomo o la empresa deben haber descargado previamente.
Por lo general, existen dos tipos de firma digital:
Cuando se utiliza un proveedor de servicios de facturación electrónica que emplea firma electrónica, suele ser este proveedor el encargado de firmar electrónicamente las facturas. De lo contrario, el autónomo puede encontrar en el sitio web del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo las empresas y organismos públicos que ofrecen certificados electrónicos reconocidos.
Sin embargo, en todos los casos, para firmar electrónicamente una factura se requerirá disponer de un certificado electrónico reconocido.
Para la firma de facturas electrónicas, la Agencia Tributaria acepta el uso de cualquier certificado electrónico reconocido. Esto abarca los certificados de persona jurídica en el ámbito tributario hasta su fecha de vencimiento, así como los nuevos certificados de representación, utilizados habitualmente por las empresas, y los certificados de persona física, empleados por los autónomos por su propia cuenta, emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Los certificados para personas físicas habilitan a los autónomos para firmar facturas electrónicas en su propio nombre. Esto se logra mediante el Certificado electrónico FNMT de Ciudadano, una certificación electrónica que contiene los datos de identificación del autónomo y le permite autenticarse en Internet e intercambiar información con otras personas y entidades, garantizando que solo él y su interlocutor puedan acceder a ella.
Hay cuatro modalidades distintas para obtener el Certificado electrónico de Ciudadano como archivo descargable en su ordenador o dispositivo móvil:
Además de permitir la firma de facturas electrónicas, este Certificado electrónico de Ciudadano posibilita realizar otros trámites de manera segura, tales como:
Los certificados de representación son documentos similares a los de las personas físicas, pero en este caso permiten que un tercero firme en nombre de la empresa. Estos certificados son comunes en empresas, ya que las sociedades requieren que un gestor, administrador u otro representante firme en su nombre.
Existen varios tipos de certificados de representación, entre ellos:
Las facturas electrónicas deben cumplir con requisitos y elementos específicos, además de ciertas condiciones técnicas, como cualquier otra factura. De hecho, la Administración cuenta con una plataforma dedicada a validar estas facturas antes de su envío.
En el caso de las facturas emitidas por autónomos o empresas a la Administración, la Ley 25/2013 establece los procedimientos que los negocios deben seguir para emitir y autenticar correctamente sus facturas a través de FACe, la plataforma designada para este fin.
Para firmar digitalmente y presentar una factura a través de FACe a la Administración, el negocio debe seguir estos pasos:
Aunque la Ley Crea y Crece ya establece la obligación de emitir facturas electrónicas en transacciones entre empresas (B2B), aún falta la aprobación del reglamento específico de facturación digital en el ámbito privado.
A la espera de este reglamento, es probable que los procedimientos para firmar electrónicamente estas facturas sean similares a los establecidos con la Administración. De hecho, se requerirán los mismos certificados. Sin embargo, es probable que en este caso los autónomos deban enviar sus facturas a través de una nueva plataforma pública gestionada por Hacienda.
Una vez que se apruebe el reglamento, se establecerá una plataforma pública de validación similar a FACe, la herramienta actual para las facturas con el sector público.
Esta plataforma de facturación permitirá a los autónomos emitir y firmar digitalmente sus facturas electrónicas sin costo adicional, además de permitir a Hacienda supervisar los plazos de pago de las empresas a sus proveedores y prevenir posibles fraudes en la emisión de facturas.
Por lo tanto, se anticipa que Hacienda lanzará, junto con la solución pública, una orden similar a la existente para la plataforma de facturación con la Administración, pero en este caso para operaciones B2B. Esta normativa establecerá los requisitos técnicos necesarios para que las facturas sean válidas y proporcionará un enlace para firmarlas y validarlas, similar a lo que sucede con FACe.
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