En el ámbito empresarial, existe una regla fundamental que rige todas las actividades: sin ingresos, un negocio no puede sobrevivir. Por consiguiente, las facturas pendientes de cobro constituyen una de las mayores preocupaciones para cualquier empresario.
En ocasiones, esta inquietud se prolonga en el tiempo, y hay clientes que demoran el pago hasta 30 días, e incluso hasta 90 días. En otros casos, el pago nunca llega a materializarse.
De hecho, según el Observatorio de Morosidad de CEPYME (Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa), el Período Medio de Pago (PMP) de las facturas en España alcanza los 86,9 días.
Ahora bien, ¿cómo lograr que tus clientes paguen dentro del plazo establecido? No puedes obligarlos ni actuar en su nombre, pero sí puedes facilitar el proceso en todo lo que esté a tu alcance.
A continuación, te presentamos cinco claves fundamentales que debes tener en cuenta para agilizar el cobro de tus facturas.
Una de las claves fundamentales para garantizar el cobro de tu trabajo es especificar detalladamente las condiciones del proyecto. Esto implica incluir con precisión los siguientes aspectos:
Asegúrate de obtener por escrito la aceptación de estas condiciones por parte del cliente al cerrar el acuerdo. No te conformes únicamente con su palabra; un correo electrónico con un "Ok" por su parte es suficiente.
Posteriormente, al enviar la factura al finalizar el proyecto, deberás proporcionar nuevamente todos los detalles relacionados con las condiciones de pago, así como el importe total. Verifica que los datos sean correctos y coincidan con lo acordado inicialmente.
Una práctica clave para acelerar el cobro es enviar la factura cuanto antes.
Por lo tanto, en el preciso momento en que entregas el proyecto a tu cliente o concluyes una venta, debes enviar la factura correspondiente. Esto no solo te ayudará a cobrar más rápidamente, sino que también evitará posibles olvidos.
Debes actuar con diligencia, como una máquina: cerrar y enviar, cerrar y enviar... Y para lograrlo, lo mejor es apoyarte en una herramienta de facturación.
Tu prontitud mejorará el tiempo de cobro y no dejará margen para que tu cliente se olvide de ti o encuentre excusas de cualquier tipo.
Evita brindar la oportunidad a tus clientes de reclamar errores en tus facturas, ya que esto les permitirá ganar tiempo mientras realizas las modificaciones y ellos las vuelven a revisar.
Siempre debes asegurarte de que tus facturas sean claras, concisas y detalladas, y que toda la información esté correcta. Después de realizar la verificación inicial, es importante hacerlo nuevamente. Solo cuando hayas revisado todo minuciosamente en varias ocasiones, entonces procede a enviar la factura.
El cerebro funciona de manera sencilla en la mayoría de las ocasiones. En el caso de la sensación de urgencia, nos impulsa a tomar acciones sin pensarlo demasiado. Esto ocurre, por ejemplo, durante las rebajas, cuando nos lanzamos a comprar porque sabemos que la oferta estará disponible solo por un tiempo limitado.
Utiliza este enfoque para agilizar el cobro de tus facturas. Ofrece a tus clientes un descuento por pronto pago dentro de un plazo específico. No es necesario que sacrifiques tus márgenes de beneficio o descuides tus costos; simplemente establece una rebaja del 5% o 10%.
Ten en cuenta que para cualquier empresa que deba hacer un pago, el ahorro es un factor de motivación importante. Y para ti, garantizar ese cobro es aún más crucial. Como dice el refrán, "más vale pájaro en mano que ciento volando.
Cuando los tiempos de cobro se prolongan, existe el riesgo de olvidar alguna factura pendiente en algún momento. Evita este problema gracias al control que te brindan los programas de facturación a través de la conexión bancaria.
Mediante esta función, podrás recibir notificaciones cuando tus clientes hayan recibido, revisado y pagado tus facturas.
Como puedes observar, el cobro oportuno de tus facturas está en tus manos, y con la ayuda de la tecnología adecuada, será mucho más sencillo (y rápido) para ti.
