En un entorno de mercado tan dinámico como el actual, cada empresa se esfuerza por obtener una ventaja competitiva. En esta competencia, el tiempo se convierte en un factor esencial. Por lo tanto, si buscas que tu organización progrese en todas las formas posibles a partir de este momento, es fundamental realizar un estudio de benchmarking.
La realización de una evaluación comparativa puede ser una excelente opción si estás en busca de formas para acelerar el rendimiento de tu empresa. Este tipo de estudio resulta altamente beneficioso para optimizar tus procesos al compararlos con aquellos de otras organizaciones que han logrado destacados resultados.
A continuación, proporcionamos una completa explicación sobre el benchmarking, detallando sus características, beneficios y la implementación práctica dentro de tus estrategias de marketing, ventas o atención al cliente. Asimismo, exploramos ejemplos concretos para que puedas comprender de manera más clara sus etapas y funcionamiento.
El benchmarking es un enfoque de gestión empresarial que implica identificar las mejores prácticas dentro o fuera de una empresa mediante la comparación con las técnicas, procesos y servicios de otras organizaciones, con el objetivo de mejorar su eficiencia y competitividad.
La premisa fundamental de este concepto es adoptar las prácticas más destacadas de otras compañías y adaptarlas a tu contexto laboral para optimizar tus servicios. En este sentido, no es necesario que las comparaciones se limiten a empresas similares (en cuanto a industria, modelo de negocio o mercado), ya que en diferentes sectores es posible hallar soluciones ideales para potenciar el rendimiento y la productividad.
Esta metodología puede aplicarse a cualquier proceso, enfoque, función o producto de una corporación, ya que permite evaluar aspectos como la calidad, el tiempo, el coste, la eficacia y la satisfacción del cliente de manera integral.
Entre las principales características del benchmarking se encuentran las siguientes:
Esta metodología se distingue por su característica principal: la objetividad. Se basa en reglas lógicas que deben tener una razón específica para su implementación en una organización.
Asimismo, busca analizar de manera constante las tendencias del mercado para utilizarlas como guía hacia la mejora continua de los procesos.
Como parte de un programa de mejora continua, se apoya en la retroalimentación para identificar formas de optimizar las prácticas y descubrir oportunidades de desarrollo.
Destaca también por ser un proceso continuo. Su eficacia se manifiesta cuando se integra a las actividades habituales de las empresas; de lo contrario, su aplicación inconsistente no produce resultados satisfactorios.
Asimismo, para implementar esta metodología, es esencial contar con la participación de todas las áreas de una organización. Solo de esta manera la empresa podrá percibir los beneficios reflejados en su éxito.
La respuesta a para qué sirve el benchmarking está clara:
El benchmarking se utiliza para identificar ejemplos de buenas prácticas en los procesos de otras organizaciones. Aunque a menudo se confunde con el análisis de competencia, va más allá al permitir a las empresas implementar lo más relevante en términos de técnicas y procedimientos para mejorar su propio rendimiento.
También es ideal para promover de manera positiva la optimización de los procesos de trabajo y aumentar la productividad de las organizaciones. Esto se debe a que identifica fortalezas y debilidades que representan oportunidades para ajustar los procedimientos.
Puede abordar incidentes dentro de una organización, especialmente cuando se busca reducir el riesgo empresarial, ya que fomenta la eficiencia y protege la marca.
Identificar oportunidades para destacar sobre la competencia es uno de sus aspectos más importantes. Al conocer la oferta de la competencia, así como sus estrategias de desarrollo y comercialización, ayuda a las empresas a encontrar la forma de posicionar sus productos en el mercado, centrándose en los valores que los hacen destacar.
La innovación mejora la oferta de una empresa mediante cambios progresivos que, en conjunto, se convierten en elementos diferenciadores de la marca. Por eso, es un aspecto crucial. Una manera de fomentarla es a través de este método de gestión.
El benchmarking representa un continuo proceso de aprendizaje y perfeccionamiento para tu empresa. Implica familiarizarse con las mejores prácticas empresariales y aplicarlas en tus operaciones, logrando este objetivo mediante la colaboración entre las distintas áreas de tu organización, entre otros propósitos que detallamos a continuación:
El entorno empresarial está en constante cambio. Por esta razón, para mantener a tu negocio como líder en la industria, es necesario establecer objetivos claros que te permitan anticiparte a las tendencias y comportamientos.
Entre los beneficios del benchmarking se encuentran los siguientes:
Nada destaca más que demostrar la posibilidad de mejorar los procesos internos de una empresa. Es común que las organizaciones se aferran a la misma forma de trabajo, incluso cuando ya no producen resultados positivos. La resistencia al cambio puede ser perjudicial y originar círculos viciosos que, con el tiempo, afectarán su rendimiento.
Una empresa que no evoluciona enfrenta un futuro incierto. Una cultura de cambio establece un conjunto de valores empresariales que facilita la adaptación y comprende la necesidad de la transformación. Además, mantiene a las organizaciones en un proceso de aprendizaje constante, impulsando su crecimiento en pro de la productividad.
Conocer la posición de una empresa frente a sus competidores es fundamental. Un beneficio destacado de esta metodología es proporcionar a las compañías una visión clara de su posición en el mercado, especialmente dentro de su sector o industria.
Asimismo, esta práctica altera la percepción de la competencia, convirtiéndola en una oportunidad de aprendizaje en lugar de solo rivalidad. Mediante una cultura de cooperación, es posible adoptar modelos y procesos que pueden beneficiar a varios negocios.
Aunque puede requerir una inversión significativa de tiempo, este método no implica grandes gastos para las empresas. Si se cumplen todos sus requisitos de manera ordenada, es un proceso relativamente sencillo de llevar a cabo.
Centrar los esfuerzos en la optimización de una organización motiva a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez en cuanto a la productividad en sus áreas y al aprovechamiento eficiente de su tiempo.
Entre los inconvenientes del benchmarking se encuentran los siguientes:
En términos generales, este método resulta económico. No obstante, podría requerir una inversión necesaria al momento de realizar cambios internos. Por ejemplo, si se identifica un sistema digital o inteligente que podría aumentar la productividad, tu organización debería adoptar esta solución si busca obtener resultados positivos.
Es esencial establecer límites al implementar prácticas de otras empresas. De lo contrario, podría parecer más una imitación que una adaptación. Aunque la idea es mejorar procesos, estos siempre deben estar en consonancia con la cultura e imagen de tu negocio.
Entre las principales variedades de benchmarking se encuentran las siguientes:
Este tipo de benchmarking no se enfoca en analizar a tus competidores ni a otras industrias; en cambio, se centra en comparar el desempeño de los distintos departamentos o áreas que conforman tu organización. Para clarificarlo, podemos ilustrarlo de la siguiente manera:
Imagina que estás preocupado por los resultados del área de marketing, pero, por otro lado, te sientes muy satisfecho con los logros del departamento de ventas. En este caso, lo más adecuado sería reflexionar sobre lo que cada área puede enseñarle a la otra. Aunque las actividades de cada división (marketing y ventas) sean diversas, pueden colaborar de alguna manera para maximizar su éxito.
Por lo tanto, esta técnica resulta ideal para identificar puntos en común entre los equipos, evaluar los puntos fuertes y débiles de cada uno y descubrir oportunidades de mejora.
Esta metodología es ampliamente reconocida en el entorno empresarial y se utiliza para evaluar la posición de una empresa en relación con la competencia. Resulta ideal para identificar y profundizar en procesos, estrategias y técnicas que contribuyan al logro de objetivos comerciales.
Además, posibilita la detección oportuna de posibles fallas, permitiendo ajustarlas para alcanzar los resultados esperados. También brinda la oportunidad de observar el funcionamiento de nuevas tecnologías o métodos de trabajo innovadores implementados por otras organizaciones.
La implementación de esta metodología requiere pruebas de comparación y el análisis de las ventajas y desventajas del trabajo de competidores directos. Gracias a esto, se pueden evaluar productos, servicios y procesos similares que hayan tenido éxito, lo cual es útil cuando se busca introducir un nuevo artículo en el mercado. Algunas formas de recopilar esta información son:
Este enfoque metodológico no se limita a observar exclusivamente el trabajo de tus competidores, sino que amplía el alcance de tu búsqueda. Esto implica incluir a tus competidores indirectos y a otras organizaciones que no compiten directamente contigo en el mercado. Para lograrlo, resulta crucial identificar empresas excepcionales dentro de tu sector.
Hazte la pregunta: ¿qué están haciendo esas organizaciones de segmentos diversos para obtener resultados tan exitosos?
Lo esencial es que identifiques estrategias efectivas y de largo plazo. Cualquier empresa que logre cumplir al 100 % con sus objetivos tiene lecciones valiosas que ofrecer.
Se asemeja al enfoque funcional, ya que se centra en analizar las operaciones comerciales. La diferencia radica en que se enfoca en comparar los logros de tu organización con las mejores prácticas de la industria, tales como funciones o procesos similares. Esto implica identificar similitudes entre departamentos equiparables de empresas del mismo sector, con el propósito de ajustar los sistemas y actividades de una organización.
Entre las principales etapas del benchmarking se encuentran las siguientes:
En la fase inicial, se busca responder a las siguientes preguntas:
Aunque pueda parecer simple, aquí radica el inicio y el éxito de todo el proceso de benchmarking, ya que requiere un análisis detallado para identificar las principales deficiencias en los procesos de un negocio y determinar cómo pueden corregirse mediante el estudio de una muestra interna o externa.
En la segunda etapa, se intenta responder a la pregunta: ¿qué información debemos recolectar? Una vez identificadas las empresas que mejor se ajustan a los modelos de negocio previstos, es crucial conocer los datos que se analizarán de esas organizaciones seleccionadas.
En la tercera fase, se analiza la información recopilada con el objetivo de encontrar recomendaciones e identificar las mejores prácticas para replicar. Los dos aspectos más importantes a determinar son:
Una vez que se ha procesado esta información, debe utilizarse para reconocer las prácticas que sobresalen en otras corporaciones, facilitando su implementación en tu negocio.
En la etapa final, se adaptan, mejoran e implementan los facilitadores identificados. El propósito de este método siempre será introducir los cambios más adecuados con el fin de aumentar el rendimiento de una empresa y mejorar su productividad.
Ahora se detallan los pasos a seguir para llevar a cabo estas etapas en tu negocio:
El primer paso consiste en determinar las acciones a evaluar y comparar para alcanzar tus objetivos. También es necesario definir en qué empresas enfocarse (o áreas, en el caso de análisis interno) y los métodos de recopilación de datos e información. Un planteamiento efectivo de este tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas:
Existen diferentes tipos de metas que una empresa puede establecer:
Estas metas deben fundamentarse en objetivos concretos que puedan medirse al final del proceso. De este modo, se obtendrá un panorama realista de cómo se reflejaría un cambio en tu organización.
Un estudio comparativo efectivo debe tener una razón de ser, la cual debe relacionarse con el área que deseas mejorar. Después de identificarla, define qué tipo de benchmarking seguirás (competitivo, funcional, interno o genérico). Este paso es crucial para comprender las implicaciones de tu comparativa.
El siguiente paso es formar un equipo de trabajo responsable de la organización y coordinación de todas las etapas de este proyecto. Contar con miembros comprometidos beneficiará la objetividad de los resultados. Para asegurar el éxito, te ofrecemos estas recomendaciones:
Existen soluciones adecuadas para abordar problemas relacionados con la calidad de este proceso. Estas soluciones se contrastan con métodos estadísticos como muestreos de encuestas, aceptación de hipótesis, diseño de experimentos, análisis multivariados, entre otros. A continuación, enumeramos algunas de ellas:
Realiza todas las preguntas que necesites, ya que de ello dependerá un buen análisis que garantice los resultados esperados. Tu objetivo es lograr identificar el sentido empresarial, las competencias clave y capacidades de tu competencia.
Establece de qué manera recopilarás tus datos. Puedes utilizar cuestionarios telefónicos, correo electrónico o entrevistas personales. Considera cuál es el nivel de contacto que permite cada medio, ya que algunas preguntas tal vez solo puedan hacerse en persona, por ejemplo.
Otra recomendación es que tú y tu equipo visiten las instalaciones de las empresas de interés para obtener una perspectiva más clara de sus procedimientos y analizar sus prácticas. Los objetivos primordiales de esta labor son:
Recuerda además responder a las preguntas: ¿cómo realizamos nuestros procesos? y ¿cómo lo hacen otras empresas? Asegúrate de que toda la información recopilada esté completa y sea clara.
Es momento de proyectar los resultados. Esto implica realizar un análisis profundo de los datos recopilados para detectar causas fundamentales y facilitadores del desarrollo de tu negocio, es decir, aquellos que sean ideales para tu empresa. Es esencial que examines cada buena práctica para asegurarte de que resultará beneficiosa para ti.
Comiencen a representar los datos identificados de manera gráfica y verifiquen si existen brechas de desempeño. Algo importante es que todas las observaciones se realicen con objetividad, ya que, de lo contrario, el resultado sería poco justo o funcional para tu compañía.
Una vez que obtengan los datos precisos, tendrán que comparar el desempeño actual con el proyectado. De esta manera, identificarán dónde están las brechas internas y, por tanto, sus causas.
Finalmente, es necesario evaluar la viabilidad de los facilitadores finales. A partir de esto, se obtendrá lo más destacado en las prácticas de negocio y se confirmará si sus procesos son mejores que los de tu empresa o si superan la satisfacción o las expectativas.
Para identificar los más destacados y que mejor se ajustan a las características de tu empresa, puedes considerar lo siguiente:
Implementa las mejoras que seleccionaste, aplicando todo el conocimiento aprendido durante este estudio. Puedes hacerlo de la siguiente manera:
Es vital tener metas y objetivos específicos para ir tras los resultados esperados. Asimismo, asegúrate de que tu equipo de trabajo esté motivado y acepte los cambios de la mejor manera. Recuerda no exigirle demasiado a tu empresa, ya que la transformación es progresiva. Cualquier tecnología, sistema o método innovador debe integrarse sinérgicamente para que las modificaciones ocurran de forma ordenada. Si es necesario, elige a alguien que se encargue de administrar estas labores.
Al acabar este procedimiento, algo que le dará significado es el reconocimiento y la premiación de los miembros que hicieron posibles los cambios. Esto hace que las personas se sientan valoradas y las invita a formar parte de otros estudios en el futuro.
Como paso extra, realiza un seguimiento de las mejoras. Elabora un informe con toda la información del procedimiento. Esto será de gran utilidad para proyectos posteriores que tengan el mismo o un propósito similar.
El benchmarking es la revisión que se le hace con regularidad al coche para garantizar que todo esté bien. Es el bienestar de tu negocio, por eso, intenta que tus estrategias de marketing, ventas o de atención a procesos sean suficientes para favorecer el crecimiento al que aspiras y toma mejores decisiones empresariales para que siempre dirijas a tu organización al éxito.
¿Tienes dudas sobre el benchmarking? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
