En determinadas circunstancias, para viabilizar la prestación de tu producto o servicio, puede ser necesario realizar una inversión de capital significativa. En ocasiones, dicha inversión puede ser menos accesible que en otras situaciones.
Es en estos momentos cuando resulta conveniente considerar alternativas en los sistemas de pago, como la opción de recibir un anticipo por parte de tus clientes. Este procedimiento puede llevarse a cabo de manera sencilla.
Así las cosas, es momento de abordar la cuestión central que nos ocupa: ¿qué es un anticipo de clientes y cómo se registra contablemente? Desglosemos esta información en varios puntos para una comprensión más detallada.
La solicitud de un anticipo por parte del cliente emerge como la solución a una situación muy habitual: cuando un cliente desea adquirir nuestro producto o contratar nuestros servicios, y nosotros, con el fin de satisfacer sus necesidades, pedimos que realice un pago inicial como anticipo. Sin más ni menos.
En otras palabras, esta estrategia representa la opción más prudente para hacer frente a una orden de compra que no podemos asumir en su totalidad. No obstante, es imperativo tener presente que la cantidad acordada se descontará del importe total de la factura una vez que el cliente efectúe el pago definitivo.
No obstante, es probable que te hayas planteado la interrogante crucial al contabilizar un anticipo de clientes: ¿debe incluirse el IVA o no?
En este caso, afortunadamente, nos enfrentamos a una pregunta de gran importancia con una respuesta clara: este tipo de anticipos siempre conlleva el devengo del IVA, por lo tanto, es necesario tener en consideración este impuesto al realizar el registro contable correspondiente.
Las cantidades repercutidas, cabe destacar, se declararán en el trimestre y ejercicio correspondiente utilizando el modelo 303.
La Ley del IVA establece claramente en su artículo 75.2 que "en las operaciones sujetas a gravamen que generen pagos anticipados antes de la realización del hecho imponible, el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos".
Como se detalló en el punto anterior, el IVA se devenga en el trimestre en el que se realiza el cobro, utilizando el modelo 303 y descontándolo del total de la factura. No cumplir con este procedimiento conlleva la posibilidad de sanciones por parte de Hacienda.
Existen dos momentos contables clave: cuando recibimos la parte del dinero como anticipo y cuando se completa el intercambio (entrega del producto o finalización del servicio).
Cada mes de febrero, es necesario presentar el modelo 347, en el cual se detallan todas las operaciones realizadas durante el año natural anterior.
Es fundamental ser extremadamente precavidos al declarar las facturas emitidas. Si el anticipo de clientes se efectuó en un trimestre y el resto del pago en otro, en la declaración debemos seguir fielmente el orden cronológico de las operaciones.
En caso contrario, podríamos enfrentarnos no a una, sino a dos sanciones: una por ingresar el IVA fuera de plazo y otra por error en el modelo 347.
Ahora es el momento de abordar la contabilización de un anticipo de clientes, y para ello recurriremos al Plan General Contable (PGC), específicamente a la cuenta 438. Esta cuenta forma parte del pasivo corriente del balance y se abona con la entrega de efectivo, la cual, a su vez, se carga en una cuenta de tesorería. Este cargo se realiza al momento de cerrar la venta o servicio.
¿Cómo se presenta concretamente la cuenta 438 de anticipo a clientes? Se trata de una fórmula cerrada que debe reflejarse con el siguiente movimiento...
Importe recibido (57) Cuenta de tesorería a (438) Base imponible
(477) IVA repercutido
Un anticipo de clientes conlleva por sí mismo un compromiso entre el vendedor y el comprador, lo que implica que, desde la perspectiva contable, debe registrarse como una deuda.
Esto indica que la empresa tiene una obligación con su cliente en forma de bienes adquiridos (o, en su caso, servicios contratados). Por lo tanto, el anticipo de clientes debe reflejarse en el pasivo circulante dentro del balance de situación de la entidad.
La cancelación de anticipos a clientes puede llevarse a cabo en dos escenarios:
Bajo cualquiera de estas circunstancias, es necesario contabilizar la cancelación en la cuenta 438, siempre y cuando se restituya al cliente el dinero recibido a cuenta. En este escenario, se carga la cuenta 438 con abono a la cuenta 778 de 'Ingresos excepcionales', ya que se trata de un ingreso extraordinario obtenido fuera de la actividad habitual de la empresa.
¿Tienes dudas sobre el anticipo de clientes? Contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
