Una parte significativa de la rutina diaria del autónomo se dedica a la prospección de nuevos clientes y a mantener la fidelidad de aquellos que ya han confiado en sus productos o servicios anteriormente. Al igual que cualquier otra actividad, esta conlleva una serie de gastos. Por tanto, en esta ocasión vamos a abordar los gastos de representación y la opción de deducirlos en las declaraciones de IVA e IRPF.
Se consideran gastos de representación aquellos desembolsos realizados con el propósito de atraer nuevos clientes o proveedores, o de fortalecer la relación con los ya existentes. Su objetivo es obtener beneficios comerciales.
Es importante diferenciarlos de otros tipos de gastos como los suplidos o los gastos de dietas. Entre los gastos de representación se incluyen los obsequios empresariales, la adquisición de entradas para eventos para regalar a proveedores, o el pago de alojamiento en un hotel para un cliente.
En este aspecto, debemos prestar especial atención a la Ley del Impuesto sobre Sociedades, ya que es la normativa que regula de manera detallada los gastos de representación.
En relación a estos gastos, la ley destaca que se consideran como tales los "gastos por atenciones a clientes o proveedores". Además, establece el límite de deducción aplicable.
Aunque la Ley del Impuesto de Sociedades se dirige principalmente a la tributación de personas jurídicas, algunos de sus preceptos también son pertinentes para los autónomos que deben tributar por el IRPF, y este es uno de esos casos.
Un autónomo puede destinar a gastos de representación la cantidad que considere apropiada. Sin embargo, es recomendable presupuestar estos gastos y no exceder las partidas establecidas.
Por otro lado, en cuanto a la deducción, sí existen límites, como explicaremos a continuación.
En el caso del IRPF, los gastos de representación son deducibles, siempre que la cantidad deducida no supere el 1% del importe neto de la cifra de negocios durante el período impositivo.
Esto significa que la suma total deducida por esta partida no puede exceder los ingresos netos (ingresos menos gastos) obtenidos durante el año fiscal (de enero a diciembre). Si los gastos de representación superan esta cantidad, el excedente no será deducible en ningún caso.
En cuanto al IVA, la cantidad soportada en concepto de Impuesto sobre el Valor Añadido solo será deducible si se dispone de una factura que detalle el gasto.
Indiferentemente del tipo de gasto que se trate, la normativa tributaria establece que, para que un gasto sea deducible, debe estar adecuadamente registrado en la contabilidad del autónomo.
En el caso de los gastos de representación, estos se registran en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad, que se refiere a compras y gastos relacionados con la actividad. Específicamente, se ubican dentro del subgrupo 62. Dentro de este subgrupo encontramos dos opciones:
Si tienes dudas sobre los gastos de representación, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
