Una factura pendiente es una molestia constante. Con el tiempo, puede convertirse en un gran obstáculo para la operatividad de tu empresa.
La Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) indica que uno de cada tres autónomos enfrenta problemas de impagos.
Esto significa que no reciben los pagos en el plazo acordado con su cliente o dentro del periodo legal establecido.
La Plataforma Multisectorial contra la Morosidad calcula que el plazo promedio para el pago de una factura en el sector privado es de 67 días.
Esto equivale a unos dos meses y medio para recibir el pago si tu cliente es una empresa o un profesional. ¡Casi nada!
Te vamos a explicar qué hacer cuando un cliente no te abona la factura.
No toda cuenta por cobrar es una cuenta incobrable. Así que, primero aclaremos a qué nos referimos con cuentas incobrables.
Una cuenta se considera incobrable cuando ha pasado el plazo acordado con tu cliente o el plazo legal establecido.
Legalmente, el plazo máximo es de 30 días naturales desde la fecha de recepción del producto o de la prestación del servicio.
Puedes acordar un plazo más largo con tu cliente, pero este no puede exceder los 60 días naturales, contados a partir de la recepción del bien o la prestación del servicio.
Toda esta información se encuentra en el artículo 33 de la Ley 11/2013. Ahí también se especifica lo siguiente:
En resumen: plazo máximo, 30 días naturales. Ampliable, mediante acuerdo, hasta un máximo de 60 días naturales, siempre contados desde la fecha en que tú has prestado el servicio o tu cliente ha recibido el producto.
Una factura pendiente tiene un plazo de caducidad fijado por la ley.
Específicamente, el artículo 1964 del Código Civil establece un periodo de prescripción de 5 años para todas las deudas entre profesionales y empresas (excepto las hipotecarias, que tienen 20 años).
Esto significa que, una vez transcurridos esos 5 años, la deuda prescribe y ya no podrás reclamarla a tu cliente.
Así es: el plazo máximo para reclamar una factura no pagada es el tiempo de su prescripción.
Pero para que una factura impaga prescriba, no solo debe pasar el tiempo. También deben cumplirse las siguientes condiciones:
Lo primero depende de ti, y hacerlo, es decir, reclamar formalmente la deuda, siempre será beneficioso para ti.
¿Por qué? Porque al reclamar la deuda, el plazo de prescripción se interrumpe y, por tanto, se extiende.
Para esto, debes hacerlo por vía judicial o extrajudicial. Esta última puede incluir enviar un burofax a tu cliente o un requerimiento notarial.
Aunque estas formalidades puedan parecer anticuadas en un mundo digital, son las maneras más efecivas de demostrar que has reclamado la deuda.
La segunda condición —que tu cliente no reconozca la deuda— ya no está bajo tu control. Sin embargo, puedes influir en esto, por ejemplo, logrando que tu cliente te pida más tiempo para pagar la factura.
Una solicitud así implica el reconocimiento de la deuda.
Comencemos con los plazos. ¡No nos adelantemos!
Puedes reclamar una factura impaga una vez ha pasado el plazo máximo que acordaste con tu cliente para el pago.
O el plazo máximo legal.
Ahora hablemos del cómo.
Se recomienda una combinación de formalidad y cortesía.
Formalidad porque debes tener en cuenta en todo momento los plazos de prescripción de la factura y la manera de interrumpirlos legalmente (y, por lo tanto, extenderlos).
Cortesía porque las cosas se logran mejor cuando se piden de buena manera. Además, es tu cliente y te interesa mantener la relación.
Esta combinación te ofrece dos vías para reclamar: la amistosa y la judicial.
Todo comienza con un correo o una llamada. ¿Y si a tu cliente se le ha extraviado la factura?
Tal vez esté atravesando un mal momento y se le haya olvidado, o quizás el responsable de contabilidad esté de vacaciones o de baja y el sustituto no pueda con todo.
¡Puede haber tantas razones! Y, de hecho, esta situación es muy común.
Así que, de entrada, no pienses mal. Mejor llama o escribe para aclarar la situación.
Con tono amable, claro está, porque las cosas no se resuelven bien de malas maneras.
Si primero llamas, luego de colgar, un correo de recordatorio es una buena idea. Las palabras dichas por teléfono se olvidan rápido.
Y si primero envías un correo, una llamada para confirmar que lo ha recibido no está de más.
Adjunta la factura impaga en el correo. Incluye el número de cuenta bancaria y el monto. Hazlo sencillo. Y recuerda el tono: amable, siempre amable.
No esperes una respuesta inmediata ni que el dinero esté en tu cuenta al día siguiente.
Date unos días. Una semana está bien. Pasado ese tiempo, vuelve a intentarlo (llamada, correo, llamada, correo).
Si has agotado este proceso y la factura sigue sin pagarse, considera otras opciones. Por ejemplo, puedes negociar pagos fraccionados o, si tu cliente está en una mala situación, puedes renegociar la deuda.
La insistencia y el tiempo que quieras dedicar en esta fase amistosa depende de la relación que tengas o quieras mantener con tu cliente.
¿Es un cliente con el que tienes una relación comercial regular? Paciencia y sigue insistiendo.
¿Ya no quieres saber nada de este cliente? Pasemos a la siguiente opción.
Esto ya es cosa seria.
Has agotado la vía amistosa, la paciencia se ha acabado y lo único que quieres saber del cliente es cuándo te va a pagar para despedirte.
La vía judicial puede ser intimidante. Se asocia, por sus plazos, con una duración interminable. Ya sabes: la justicia tiene sus propios tiempos, y claramente no coinciden con los del mundo empresarial.
Pero existe una vía rápida. Rápida incluso para los tiempos judiciales.
Esa vía se llama procedimiento monitorio.
Es un proceso judicial diseñado para reclamar el impago de una deuda de forma rápida.
Está regulado por los artículos 812-818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil y ofrece estas ventajas:
Sobre este último punto: si tu cliente es un particular, entonces sí que interviene el juez para asegurarse de que no hay cláusulas abusivas de tu parte.
Para presentar el requerimiento, necesitas un documento que pruebe la existencia de la deuda. Ese documento es la factura impagada.
Y para iniciarlo, estos son los dos pasos que debes seguir:
1. Presenta la petición en el juzgado de primera instancia de la localidad donde reside tu cliente.
Para esta petición, el juzgado tiene formularios. Deberás proporcionar tus datos de contacto y los de tu cliente (nombres y apellidos, NIF, domicilio, teléfono y correo electrónico), así como una breve explicación de cómo surgió la deuda y el importe que reclamas.
2. El procurador del juzgado, si considera que todo está en orden (la documentación —la factura impagada— es imprescindible), dará curso a tu petición, contactará con tu cliente y le dará un plazo de 20 días para pagar la factura o presentar alegaciones.
Y aquí pueden suceder tres cosas:
En este último caso, se iniciaría un proceso judicial más largo, cuyo tiempo es difícil de calcular.
Mientras intentas cobrar tu factura, tus obligaciones fiscales no se detienen.
En otras palabras: sí, debes declarar el IVA de la factura impaga.
Solo los autónomos que están en el régimen especial de criterio de caja pagan el IVA a Hacienda cuando han cobrado la factura.
Pero estos son una minoría. La gran mayoría de autónomos tributa bajo el régimen general de IVA, lo que significa que deben pagar el IVA de sus facturas independientemente de si han sido pagadas o no.
Esto significa que tendrás que pagar el IVA en el trimestre correspondiente usando el modelo 303.
Por trimestre correspondiente se entiende el trimestre en que emitiste la factura. Por ejemplo, si la emitiste en agosto, deberás declararla en octubre, en la declaración del tercer trimestre.
La buena noticia: puedes recuperar el IVA.
Sí, puedes recuperar el IVA de una factura no pagada.
Sin embargo, Hacienda establece ciertos requisitos, plazos y un procedimiento específico.
Requisitos:
¿Cumples con estos requisitos? Ahora veamos los plazos y el procedimiento:
Y un último detalle: debes declarar la factura rectificativa en el modelo 303 del trimestre en que la emitas.
Al llegar a este punto, es natural preguntarse: bien, ¿cómo elaboro una factura rectificativa?
Pues bien, existe un truco para hacerlo de manera rápida y sin errores. Toma nota:
El resto de la factura debe ser idéntico: deben figurar tus datos fiscales y los de tu cliente (nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal), la fecha de emisión de la factura rectificativa y un número con una serie propia (las facturas rectificativas siguen su propia serie numérica).
¡Y eso es todo!
Es mejor prevenir que remediar, como dice el refrán.
Dado que las facturas no pagadas son un problema común (desafortunadamente) y representan un riesgo que nadie desea, es crucial protegerse adecuadamente.
A continuación, ofrecemos algunos consejos simples que pueden reducir el impacto de las facturas no pagadas en tu negocio e incluso ayudar a evitarlas por completo.
Ofrecer un descuento motiva el pago de las facturas.
Este es el descuento por pronto pago, una oferta que haces a tu cliente si liquida la factura en un plazo breve.
Lo habitual, como hacen muchos autónomos y empresas, es brindar descuentos del 2 % o 3 % sobre el monto total si el cliente paga, por ejemplo, en 10 días.
Puedes ajustar estos términos, el porcentaje y el plazo, según las capacidades de tu negocio.
Es una manera efectiva de proteger tu negocio ante el riesgo de impago y garantizar su estabilidad financiera.
La aseguradora puede compensarte si tu cliente no abona la factura dentro del plazo establecido.
Ten en cuenta que cada aseguradora tiene sus propias condiciones, como un límite de indemnización y la necesidad de agotar otras vías de recuperación de fondos antes de indemnizarte.
También proporcionan servicios de información financiera sobre tus clientes.
En términos contables, las cuentas por cobrar son las deudas de tus clientes, como una factura no pagada.
El factoring implica que una entidad aseguradora te adelante el pago de la factura de tu cliente.
Es importante destacar que no lo hacen en nombre de tu cliente, sino porque has contratado ese seguro y tú eres el cliente de ellos.
Es una opción recomendable y es un servicio que generalmente ofrecen las mismas aseguradoras que proporcionan seguros de crédito.
Entonces, tienes dos servicios por el precio de uno.
A ningún trabajador independiente le agrada tener cuentas pendientes. Sin embargo, lamentablemente, siempre existe ese riesgo, el cual puede intensificarse en períodos de dificultades económicas.
¿Deseas gestionar mejor el estado de pago de tus cuentas? Prueba utilizando un sistema de facturación electrónica como Kuot.io y mantente informado en todo momento sobre qué cuentas están saldadas y cuáles están pendientes.
Mayor control significa menos riesgos.
