¿Qué es la facturación periódica y cómo se hace?

Facturas hay de diversos tipos y categorías. Todo autónomo o profesional debe estar familiarizado con ellas, incluyendo un tipo especial que se emite de manera recurrente tanto en cuanto a su importe como a sus plazos.

Este tipo de factura en particular da inicio a un proceso conocido como facturación periódica. ¿Qué implica la facturación periódica? ¿Cuándo es apropiado utilizarla? ¿Ofrece alguna ventaja específica?

Estas interrogantes pueden surgir de manera espontánea, especialmente si estás investigando sobre el tema. No obstante, no te preocupes, aquí te explicaremos todo lo necesario: desde el significado de la facturación periódica hasta los métodos y herramientas disponibles para llevarla a cabo.

¿En qué consiste la facturación periódica?

A pesar de su amplia aplicación, no todos están familiarizados con el concepto de facturación periódica, el cual, en realidad, es bastante simple. De hecho, es algo común tanto para autónomos como para empresas.

En muchas ocasiones, ocurre que se trata con un cliente que solicita consistentemente la misma cantidad de bienes o servicios, lo que lleva a repetir el mismo formato de factura una y otra vez. El proceso de buscar la plantilla, duplicarla y enviar la factura se convierte en una tarea cíclica con pocos cambios más allá de fechas y números de referencia.

Este es precisamente el mecanismo de la facturación periódica. Consiste en enviar el mismo tipo de factura al mismo destinatario con una frecuencia que puede ser mensual, bimestral, trimestral, etc. Además, este proceso puede automatizarse mediante el uso de software de facturación.

¿Para qué sirven las facturas periódicas?

Al comprender qué son, resulta sencillo entender la utilidad de las facturas periódicas. Este sistema se emplea para emitir facturas de manera automática y regular. Se establecen las fechas de inicio y fin, el monto total a pagar y la periodicidad correspondiente, generándose automáticamente.

Principalmente, estas facturas sirven para evitar la repetición del proceso de elaborar una misma factura una y otra vez. ¿Y en qué casos pueden ser útiles? Ya hemos mencionado algunos ejemplos. Pueden ser necesarias para clientes que han contratado servicios por una cantidad fija de horas al mes (como un programador), para otros con los que se ha acordado una compra regular de productos mensualmente (por ejemplo, un proveedor para un restaurante) o incluso si se proporciona un servicio de alquiler de equipos de manera regular.

Estas facturas son necesarias en todas las situaciones en las que el servicio o producto se repite en la misma cantidad y con regularidad. Hay numerosos casos así, si bien dependen de la naturaleza de la actividad profesional y de las necesidades del cliente.

Ventajas de la facturación periódica

¿Por qué implementar un sistema de facturas periódicas? Como hemos mencionado, no es aplicable a todos los clientes. Sin embargo, en aquellos en los que sí se puede aplicar, se obtienen no una, sino varias ventajas bastante considerables:

• Ahorro de tiempo: no tienes que gastar tiempo buscando la factura, copiando los datos, verificando la información y enviándola. Evitas desperdiciar tiempo que puedes emplear en otras tareas.
• Eliminación del riesgo de olvidar la factura: si no programas el envío de facturas periódicas y optas por hacerlo manualmente, existe la posibilidad de que olvides enviarlas. ¡Y eso es un problema grave!
• Incremento de ingresos: el tiempo es valioso, especialmente para un autónomo. Todo el tiempo que ahorrarías preparando, revisando y enviando facturas lo puedes dedicar a otras actividades, incluso a trabajar para otros clientes. Y esto, al final, se traduce en más ingresos.
• Prevención de posibles errores: los programas de facturación que permiten la facturación periódica automatizan todo, desde los datos del cliente hasta las fechas de envío y los importes. Te liberas de preocupaciones y, además, tienes la seguridad de que no habrá errores. ¡El factor humano queda eliminado!
• Anticipación: puedes olvidarte por completo de tener que pensar mes a mes cómo hacer esas facturas, a qué clientes deben ser enviadas y cuáles son los montos correspondientes. Dejas todo esto planificado con mucha anticipación, de hecho, puedes programar las facturas para el período de tiempo que desees, incluso años.

Si tienes dudas sobre la facturación periódica, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.