En un futuro próximo, tanto los autónomos como las empresas estarán obligados a emitir facturas electrónicas que cumplan con todos los requisitos legales al realizar transacciones comerciales con otras entidades. Además, algunos ya están obligados a facturar electrónicamente ante la Administración.
En ambos casos, la legislación establece los datos, elementos y requisitos necesarios para que una factura electrónica sea considerada válida. Asimismo, tanto para las transacciones comerciales entre empresas como para aquellas con la Administración, existen plataformas públicas designadas para la validación de las facturas electrónicas.
Si aún no está al tanto de los requisitos para la validez de una factura electrónica o desconoce las plataformas disponibles para su validación, le recomendamos continuar leyendo.
La factura electrónica pronto será el único formato aceptado en transacciones tanto entre empresas y el sector público como entre negocios. Hasta ahora, la normativa solo exigía la facturación electrónica para empresas que trabajan con la Administración.
Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, una vez se apruebe el reglamento de facturación y se establezcan las normas y requisitos necesarios, todos los autónomos y empresas estarán obligados a utilizar facturas electrónicas también en sus operaciones B2B (Business to Business).
Dentro de las obligaciones de los negocios al emitir facturas electrónicas está la de asegurarse de que estas sean válidas y cumplan con todas las condiciones técnicas y de contenido. Estos requisitos están regulados en órdenes ministeriales específicas y complementarias a los reglamentos de facturación.
En cuanto a las facturas electrónicas para operaciones B2B, por el momento solo se dispone del borrador del reglamento de facturación, que aún no ha sido aprobado. Además, Hacienda se ha comprometido a desarrollar una plataforma pública que servirá, por un lado, para que los autónomos puedan facturar electrónicamente de forma gratuita y, por otro, como repositorio universal de facturas y herramienta de validación.
En el caso de las facturas electrónicas en operaciones con la Administración -obligatorias desde 2015-, ya existe una normativa que regula todos los requisitos para que estas facturas con el sector público sean válidas. La Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio, establece todas las condiciones técnicas y funcionales que debe cumplir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
Además, como se detallará en el siguiente apartado, la Administración ha habilitado un sitio web como Punto General de Facturas Electrónicas con el sector público, que incluye un validador para verificar la correcta elaboración y emisión de las facturas.
Desde 2015 está en vigor la Ley de impulso de la factura electrónica y creación de registro contable de facturas en el Sector Público.
Según esta normativa, las empresas que realizan transacciones con la Administración -ya sea ayuntamientos, administración general o autonómica, universidades, entre otros entes- están obligadas a emitir factura electrónica. Esto aplica a sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, u otras personas jurídicas establecidas en España.
Para elaborar estas facturas electrónicas, el negocio deberá contar, en primer lugar, con un software privado que permita emitirlas cumpliendo con los requisitos establecidos por la normativa. También existe la opción de utilizar la plataforma pública del Gobierno, conocida como "Face".
En ambos casos, la factura deberá cumplir con todas las normativas establecidas en la Orden HAP/1650/2015, que detalla los datos y elementos obligatorios para que estas facturas sean válidas, así como los requisitos técnicos necesarios.
Respecto a los requisitos y elementos que deben incluirse, una factura electrónica es similar a cualquier otra factura y deberá contener algunos datos mínimos, como los siguientes:
Además, al tratarse de una factura emitida por medios electrónicos, debe incluir otros elementos específicos, como la firma electrónica o seguir un formato particular.
En este contexto, la Ley establece que las facturas emitidas por empresas hacia las administraciones públicas deben entregarse en formato electrónico y cumplir con los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML.
De acuerdo con esta normativa, las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones públicas deben cumplir tres requisitos específicos:
La normativa incluye incluso un anexo específico para las reglas de validación de estas facturas electrónicas con la Administración, que abarcan la verificación de la firma electrónica, los datos de la factura y el cumplimiento de los requisitos técnicos de la misma, como el uso del esquema Facturae.
Algunos de los aspectos que se verifican incluyen el cumplimiento del esquema XSD de Facturae, la política de firma asociada al formato Facturae, la correcta cumplimentación de los datos (por ejemplo, número de factura o la inexistencia de una factura con el mismo NIF y país del emisor en el registro contable), así como la autorización del tipo de factura por parte de la Agencia Tributaria, entre otros.
Una vez que los negocios hayan generado las facturas electrónicas para cualquier transacción con el sector público, deberán acceder a la sección específica para validar sus facturas con la Administración.
Los negocios pueden acceder a esta herramienta de validación de facturas a través del siguiente enlace: https://face.gob.es/es/facturas/validar-visualizar-facturas.
Como se puede apreciar en la captura de pantalla adjunta, la plataforma brinda la opción de cargar y validar la factura.
La herramienta verificará diversos aspectos, como por ejemplo, si la factura está en formato Facturae, si posee firma electrónica o si ya ha sido emitida y está almacenada en el repositorio.
La Ley Crea y Crece introdujo por primera vez la obligación para todos los autónomos y empresas de utilizar facturas electrónicas en sus transacciones con el sector privado.
En marzo de 2023, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, junto con Hacienda, abrieron a consulta pública el reglamento que regulará esta futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas.
Aunque el reglamento aún no ha sido aprobado, se han adelantado los requisitos generales que deberán cumplir tanto los programas de facturación utilizados por autónomos y pymes para la emisión de sus facturas, como las propias facturas electrónicas, para ser consideradas legales.
En primer lugar, es seguro que las facturas deberán incluir, como mínimo, los datos y elementos obligatorios para cualquier factura.
Por ejemplo, el número o, en su caso, serie; la fecha de expedición; los datos del emisor y del receptor de la factura (NIF, nombre y apellidos, domicilio fiscal, etc.); la descripción de las operaciones B2B; la base imponible; el tipo impositivo; o el importe total.
Además de todo lo anterior, se espera que el reglamento también apruebe algunos nuevos datos y elementos obligatorios específicos para las facturas electrónicas B2B.
Algunos de ellos podrían ser:
Por otro lado, y a la espera de la aprobación de este reglamento, algunos de los requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas y los programas de facturación a partir de 2024 o 2025 son los siguientes:
Por otro lado, se establecerá una plataforma pública de validación para las facturas electrónicas en operaciones B2B, similar a Face, que es la herramienta actualmente utilizada para las facturas con el sector público.
Esta plataforma de facturación permitirá a los autónomos emitir facturas electrónicas sin coste alguno, además de permitir a Hacienda supervisar los plazos de pago de las empresas a sus proveedores y prevenir posibles fraudes en la emisión de facturas.
Todas las facturas electrónicas emitidas entre empresas, incluso aquellas generadas mediante programas privados, se almacenarán en esta plataforma y estarán disponibles para consulta tanto de emisores como de receptores, así como para Hacienda.
En consecuencia, se espera que Hacienda publique una orden similar a la ya existente para la plataforma de facturación con la Administración, pero dirigida a operaciones B2B. Esta normativa establecerá los requisitos técnicos precisos para la validez de las facturas y proporcionará un enlace para su validación, al igual que ocurre con Face.
Además de la verificación de las facturas que se llevará a cabo a través de la plataforma pública de Hacienda, que será obligatoria ya que todos los emisores deberán depositar las facturas en este repositorio, también habrá una opción de verificación voluntaria.
La verificación voluntaria de las facturas electrónicas entre empresarios se realizará mediante Verifactu. Los sistemas de emisión de facturas verificables son una medida que pretende implementar Hacienda para que los programas de facturación utilizados por los autónomos puedan intercambiar información fiscal y contable en tiempo real con la Agencia Tributaria.
Las facturas emitidas a Hacienda a través de estos programas de facturación incluirán la frase “VERI*FACTU”, lo que indica que toda la información contenida en esa factura se ha remitido automáticamente a la Agencia Tributaria y ha sido supervisada por la Administración.
Este sistema de facturas verificables permitirá a los autónomos y empresarios enviar instantáneamente todas sus facturas a Hacienda, de modo que sus declaraciones de impuestos y libros contables estarán prácticamente completados cuando llegue el momento de presentarlos.
Además, les proporcionará una mayor transparencia frente a la Administración y a sus clientes, entre otras ventajas que se detallan más adelante.
Si tienes dudas sobre cómo se valida una factura electrónica, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
