En el ámbito cotidiano de ciertas empresas es común pagar gastos en nombre del cliente para luego cobrarlos junto con los honorarios. Sectores como el notarial, gestoría o procuraduría son ejemplos comunes, aunque pueden ocurrir en cualquier tipo de negocio.
Estos desembolsos se denominan suplidos y en este artículo se abordará su contabilización, comenzando por definir con precisión esta figura y clarificar su tratamiento para efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Los gastos suplidos pueden definirse como las cantidades que la empresa desembolsa en nombre y por cuenta del cliente, las cuales este último reembolsará en un momento posterior.
No se trata simplemente de un pago ordinario, sino de uno realizado "en nombre y por cuenta del cliente", y los siguientes elementos deben cumplirse:
En ausencia de estos requisitos, no se considerará un suplido.
Los suplidos no están incluidos en la base imponible del IVA.
Esto implica que su monto se agregará para calcular el total de la factura, pero como un concepto separado tanto de la base imponible como del IVA.
Según la doctrina establecida por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) en relación con la contabilización de los suplidos, destacamos lo siguiente:
En nuestra práctica contable, estableceremos una cuenta específica dentro del subgrupo 55, denominada 553 Suplidos. No obstante, de acuerdo con las directrices del ICAC, también sería válido utilizar, por ejemplo, la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación.
Cuando la empresa abona un suplido y luego lo factura al cliente, se deben contabilizar dos eventos distintos:
Se registrará la salida de efectivo de la cuenta de tesorería correspondiente, y se debitará (se anotará en el debe) la cuenta 553 Suplidos.
En el registro contable, se debe acreditar la cuenta 553 Suplidos.
Con este asiento, la mencionada cuenta queda saldada y el importe del suplido adeudado por el cliente a la empresa se incluirá en el total de la factura.
Ahora nos situamos en la perspectiva opuesta: la del cliente, quien recibe la factura que incluye el suplido.
También aquí se deben contabilizar dos eventos distintos:
En este caso, al contabilizar la factura, se registra el importe del suplido en el debe de la cuenta 553 Suplidos.
Se procederá a contabilizar el gasto de manera convencional, y en el haber del asiento se incluirá la cuenta 553 Suplidos por el monto total de la factura. De este modo, la cuenta quedará saldada con un saldo de cero.
Es común que las facturas de las notarías incluyan suplidos, ya que, si así lo solicita el cliente, se realizan gestiones relacionadas con la operación en sus oficinas, como la presentación de escrituras en registros públicos o el pago de impuestos pertinentes, entre otras.
La contabilización de este tipo de facturas sigue el mismo procedimiento que hemos detallado anteriormente para los suplidos incorporados en las facturas recibidas.
Los suplidos se agregan a la factura emitida al cliente como una partida aparte de los honorarios y los impuestos.
Asimismo, su monto no se considera al calcular el IVA repercutido (puesto que no forman parte de la base imponible) ni al calcular la retención de IRPF, si corresponde.
Los gastos reembolsables son aquellos en los que incurre la empresa para prestar el servicio al cliente, habiéndose acordado que será este último quien los sufragará.
Por ejemplo: un abogado va a asistir a un juicio fuera de su provincia y acuerda con su cliente que sus honorarios serán 1.000 euros más los gastos de alojamiento.
Estos gastos de alojamiento no constituyen un suplido, ya que no surgen por mandato expreso del cliente ni este le encomienda que los realice en su nombre. Simplemente son gastos cuyo reembolso se compromete a realizar el cliente junto con los honorarios del abogado.
Por lo tanto, se trata de gastos reembolsables.
Al no ser considerados suplidos, cuando el abogado los incluya en la factura emitida al cliente, esta partida sí formará parte de la base imponible del IVA.
Si tienes dudas sobre cómo se contabiliza un suplido, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
