¿Cómo se contabilizan los suministros?

Entre los costos fundamentales que todas las empresas deben afrontar en su operativa diaria se encuentran los suministros. Estos costos, que engloban desde los servicios esenciales como electricidad, agua y telecomunicaciones hasta otros consumos no almacenables, constituyen desembolsos recurrentes que las empresas deben gestionar con diligencia para garantizar una adecuada asignación de costos y una representación precisa de su situación financiera.

¿Qué son los suministros dentro de una empresa?

Los gastos por suministros en una empresa abarcan todos los costes asociados con los servicios básicos necesarios para mantener en funcionamiento las instalaciones de la empresa y que no pueden ser almacenados.

Por ende, son gastos recurrentes y vitales para la cotidianidad de cualquier negocio. Entre ellos, se incluyen:

• Electricidad: imprescindible para la iluminación, el funcionamiento de equipos y maquinarias, sistemas informáticos y más. Suele representar uno de los gastos más relevantes para la mayoría de las empresas.
• Agua: necesaria para servicios sanitarios, tareas de limpieza y, en algunos casos, como parte del proceso productivo de la empresa.
• Gas: empleado para calefacción, procesos industriales o para cocinar en empresas dedicadas a la alimentación.
• Internet y telecomunicaciones: esencial para las operaciones comerciales en la era digital, incluyendo comunicaciones internas y externas, gestión de datos, marketing digital, entre otros.
• Servicios de recolección de residuos y reciclaje: necesarios para mantener las instalaciones limpias y cumplir con las regulaciones ambientales.

Aspectos previos a tener en cuenta

Conforme a las normativas de registro y valoración del Plan General Contable, un suministro se contabiliza como gasto cuando el servicio ha sido efectivamente consumido o utilizado por la empresa durante el periodo contable correspondiente. Este principio sigue el criterio de devengo, que estipula que los gastos deben reconocerse en el momento en que se generan los ingresos que contribuyen a producir, independientemente del momento en que se realice el pago efectivo del gasto.

Por consiguiente, se realiza un registro contable para reconocer el gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias (628) y, simultáneamente, aumentar las obligaciones en el balance general, específicamente en la cuenta de "Acreedores por prestación de servicios" o una cuenta similar, dependiendo de la naturaleza del suministro.

Cuando se efectúa el pago del suministro, se registra una salida de efectivo en la cuenta bancaria o de caja de la empresa, y se reduce la obligación registrada en la cuenta de "Acreedores por prestación de servicios", lo que refleja la salida de recursos financieros y la disminución de la deuda de la empresa.

En el caso de aquellos elementos adquiridos para ser almacenados (en depósitos, etc.) y consumidos posteriormente, se incluirán en la cuenta de Compras de otros aprovisionamientos (602). Sin embargo, el servicio telefónico no se contabilizará en esta cuenta, sino que se registrará en la cuenta de Otros servicios (629).

Cuentas contables relacionadas con los suministros

• Cuenta 628 – Suministros: esta cuenta se destina a registrar los gastos derivados del consumo de electricidad y cualquier otro gasto que no pueda ser almacenado.
• Cuenta 410 – Acreedores por prestación de servicios: se utiliza para contabilizar las obligaciones de la empresa por servicios recibidos pero no pagados aún a terceros. Esta cuenta forma parte del pasivo corriente en el balance general, reflejando deudas a corto plazo, generalmente pagaderas en menos de un año.
• Cuenta 572 – Bancos: cuando los suministros se pagan al contado, la cuenta bancaria se utiliza como contrapartida de la cuenta de acreedores por prestación de servicios, en el haber, para registrar el pago.

Si tienes dudas sobre cómo se contabilizan los suministros, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.