Para muchas empresas en España, uno de los gastos más significativos dentro de sus estados financieros es la nómina de su personal. Es esencial contabilizarla correctamente, no solo para garantizar la adecuada compensación de los trabajadores, sino también para cumplir con las complejas obligaciones fiscales y legales asociadas.
A continuación, vamos a examinar cómo se registra contablemente una nómina, identificando sus componentes principales y los correspondientes asientos contables. Este análisis transformará lo que a menudo se percibe como una tarea complicada en un proceso claro y estructurado.
Principales componentes de una nómina
En una nómina se recopila una variedad de información relevante para realizar correctamente los registros contables:
Devengos salariales
Estos comprenden todas las cantidades que el trabajador percibe durante el periodo de liquidación e incluyen:
Salario base: determinado por el contrato laboral y la jornada laboral.
Complementos salariales: remuneraciones adicionales al salario base, que pueden estar condicionadas por diversos factores como el puesto de trabajo, el rendimiento laboral o circunstancias personales del trabajador.
Horas extraordinarias: compensación por las horas trabajadas fuera del horario ordinario.
Pagas extraordinarias: remuneraciones adicionales pagadas en fechas específicas del año, según lo establecido en la legislación o en el convenio colectivo aplicable.
Otros ingresos: tales como bonificaciones, comisiones o premios.
Deducciones
Estas representan las cantidades que se restan del total devengado e incluyen:
Seguridad Social: aportaciones obligatorias destinadas a financiar el sistema de seguridad social.
Retención del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): impuesto aplicado sobre los ingresos del trabajo, retenido y pagado por la empresa a la Hacienda Pública en nombre del trabajador.
Otras deducciones: pueden incluir adelantos de salario, valor de productos o servicios proporcionados por la empresa, o contribuciones a planes de pensiones, entre otros.
Cuentas contables relacionadas con las nóminas
La contabilización de las nóminas involucra el uso de diversas cuentas contables conforme al Plan General Contable español. Estas cuentas se dividen en dos categorías: por un lado, las cuentas de gastos asociados al personal y, por otro, las cuentas de impuestos:
Cuentas de gastos
Pertenecen al subgrupo 64, y se enumeran a continuación:
640 – Sueldos y salarios: en esta cuenta se registra el monto bruto de las remuneraciones al personal, incluyendo las compensaciones fijas y eventuales del personal de la empresa.
641 – Indemnizaciones: aunque no son parte directa de la nómina, aquí se contabilizan las sumas entregadas al personal para compensar daños o perjuicios, destacando la indemnización por despido, entre otras.
642 – Seguridad social a cargo de la empresa: esta cuenta refleja las contribuciones empresariales a la seguridad social por las diversas prestaciones que ofrecen.
643 – Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida: incluye pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro.
649 – Otros gastos sociales: comprende gastos de índole social realizados conforme a disposiciones legales o decisiones voluntarias de la empresa.
Cuentas de deudas a favor de organismos públicos o de empleados
Estas cuentas de impuestos registran los gravámenes que la Hacienda cobra por las nóminas de los trabajadores. No se incluyen en este subgrupo las cuentas de pago a la Seguridad Social, las cuales se agrupan en el subgrupo 47 junto con otras deudas con Hacienda. A continuación, se detallan:
4751 – Hacienda pública, acreedora por retenciones practicadas: aquí se registra el IRPF de los trabajadores.
465 – Remuneraciones pendientes de pago: refleja los débitos de la empresa al personal por los devengos que se consideran gastos de personal y aún no se han abonado.
471 – Organismos de la Seguridad Social, deudores: representa los créditos a favor de la empresa frente a los diversos organismos de la Seguridad Social, relacionados con las prestaciones sociales que estos otorgan y que también se incluyen en la nómina, como la incapacidad laboral transitoria o el desempleo parcial.
476 – Organismos de la Seguridad Social, acreedores: se utiliza para registrar las cantidades que la empresa adeuda a la Seguridad Social, tanto la parte correspondiente a la empresa como la deducida del salario del trabajador.
Si tienes dudas sobre cómo se contabiliza una nómina, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
