Si eres empresario o autónomo, es probable que mantengas reuniones periódicas con tu asesor para evaluar el desempeño de tu negocio. Durante estas reuniones, se presentan diversos documentos que reflejan la situación económica de tu empresa. Entre ellos, es común encontrar balances cerrados correspondientes a períodos mensuales, trimestrales, etc., según lo acordado con tu asesoría. Además, es posible que se te muestre el libro mayor de cuentas específicas que requieran un análisis detallado, así como la cuenta de Pérdidas y Ganancias de tu negocio.
Sin embargo, es frecuente que gran parte de la información contenida en estos documentos resulte difícil de comprender. Se presentan datos numéricos en las columnas de Debe y Haber, en los activos y pasivos, junto con términos contables como reservas, deudas, proveedores, acreedores, anticipos, resultados pendientes de aplicación, inversiones financieras, gastos financieros, entre otros, que demandan la interpretación de un experto en la materia.
Por ello, si eres empresario o autónomo y te has visto en esta situación, continúa leyendo, ya que este artículo te será de interés. En él, proporcionaremos una breve introducción sobre qué son los asientos contables, qué representan el Debe y el Haber, los tipos más comunes de asientos contables, qué información se obtiene de ellos y también incluiremos algunos ejemplos que facilitarán la comprensión de la contabilidad de tu negocio.
¿Qué es un asiento contable?
Para comprender correctamente la información proporcionada por un asiento contable, es fundamental entender qué es un asiento contable en sí mismo.
Un asiento contable representa el registro de un evento económico en el libro de contabilidad de una empresa, lo cual impacta en el control financiero y puede resultar en un aumento o disminución en el saldo de las cuentas. Los términos empleados en el libro de contabilidad para efectuar los asientos son el Debe, que refleja los ingresos, y el Haber, que corresponde a los pagos.
Es crucial tener en cuenta que cuando el Debe aumenta, el Haber disminuye, y viceversa. Para ilustrarlo de manera simple, consideremos por ejemplo la compra de un ordenador. En este caso, se registra como un activo en el Debe, mientras que simultáneamente se reduce el dinero disponible en el Haber. Un aspecto se incrementa mientras que el otro disminuye.
Por consiguiente, cada transacción contable se registra mediante un asiento contable. Cada uno de estos asientos debe estar fechado correctamente y ordenado cronológicamente.
La suma de todos estos asientos conforma el libro diario, que aunque no es obligatorio por ley, resulta muy útil durante la revisión de la contabilidad empresarial y para llevar a cabo los ajustes pertinentes. Es importante destacar que la operación con cuentas contables no está sujeta a la discreción individual de cada asesor contable, sino que sigue las normas establecidas en el Plan General de Contabilidad. En la actualidad, para llevar a cabo este proceso de manera adecuada, resulta conveniente utilizar un software contable empresarial.
Por otro lado, si la gestión contable de tu empresa ha sido delegada a un asesor, es relevante saber que este también utilizará un programa específico para gestorías y asesorías, siendo responsable de procesar y comprender toda la información contable, así como de informar al cliente, empresa o autónomo acerca del significado de dicha información.
¿Cuáles son los asientos contables?
En contabilidad, los conceptos de Debe y Haber se aplican mediante un sistema de partida doble; es decir, cada transacción se registra dos veces: una en la columna del Debe y otra en la del Haber. Esta práctica se justifica porque cuando el Debe aumenta, el Haber disminuye, y viceversa.
Cuentas deudoras y acreedoras
Cada cuenta, según su naturaleza, puede ser deudora o acreedora. Esto significa que:
- Son deudoras las cuentas que aumentan por el debe y disminuyen por el haber. La mayoría de las cuentas que aparecen en el activo del balance son deudoras.
- Son acreedoras las cuentas que aumentan por el haber y disminuyen por el debe. La mayoría de las cuentas que figuran en el pasivo del balance y en el patrimonio neto son acreedoras.
En cuanto a las cuentas de ingresos y gastos, las cuentas de gastos del grupo 6 son deudoras y las de ingresos del grupo 7 son acreedoras.
Las cuentas contables se cargan registrándolas en el debe y se abonan registrándolas en el haber. Al cerrar el ejercicio, se realiza el asiento de regularización. Todas las cuentas de ingresos del grupo 7 se cargan con abono a la cuenta 129, mientras que las de gastos del grupo 6 se abonan con cargo a la cuenta 129.
Características de los asientos contables
Existen tres características que definen a los tipos de asientos contables:
- Composición: un asiento contable debe incluir como mínimo: fecha, número de asiento, concepto y dos cuentas contables, una con una anotación en el debe y la otra en el haber.
- Partida doble: los asientos contables se elaboran utilizando el sistema de partida doble, lo que significa que cada asiento afecta al menos a dos cuentas contables y consta, como mínimo, de dos anotaciones: una en el debe y otra en el haber.
- Cuadre de los asientos: los asientos contables deben estar equilibrados. No se pueden guardar asientos desequilibrados en un programa contable. Esto implica que los movimientos registrados en el debe deben sumar lo mismo que los movimientos en el haber.
Tipos de asientos contables
En el ámbito contable, los asientos contables se pueden clasificar según su forma o su función:
Asientos contables según su forma
Los tipos de asientos contables según su estructura nos permiten identificar el número de cuentas que participan en una transacción. De acuerdo con esta clasificación, existen dos tipos de asientos contables:
- Asientos simples: en ellos se emplea únicamente una cuenta para el debe y otra para el haber, ambas por el mismo importe. Es decir, una cuenta se carga y otra se abona por igual cantidad.
- Asientos compuestos o dobles: en estos se utilizan dos o más cuentas en el debe y/o en el haber. En estos asientos, la suma de los débitos y los créditos debe coincidir para que el asiento esté balanceado.
Asientos según su función
Los tipos de asientos contables según su propósito o función registran los movimientos contables realizados durante el ejercicio o que se emplean para abrir o cerrar el mismo:
- Asientos operativos: en ellos se registran de manera cronológica todas las operaciones llevadas a cabo por una empresa durante un ejercicio económico. Por ejemplo: pagos a proveedores, cobros de clientes, ventas, compras a proveedores, nóminas, etc.
- Asientos de ajuste: se realizan al término del ejercicio con el fin de que la contabilidad de la empresa refleje fielmente su situación financiera. Algunos ejemplos de estos asientos son los ajustes en el valor de las existencias, periodificaciones, amortizaciones, provisiones, etc.
- Asientos de regularización: se emplean para cerrar y saldar las cuentas de gastos e ingresos, trasladando el resultado a la cuenta de resultados del ejercicio.
- Asiento de apertura: es el primer asiento realizado al iniciar un nuevo ejercicio económico. En él se refleja la situación económica y financiera de la empresa al comenzar un nuevo período contable.
- Asiento de cierre: es el último asiento del ejercicio. El asiento de cierre contable cancela todas las cuentas que tengan saldo. Estos asientos cierran definitivamente la contabilidad del año fiscal. Es el inverso del asiento de apertura.
¿Cómo se hace un asiento contable?
Para efectuar un asiento contable de manera correcta, es fundamental seguir el proceso estipulado en el Plan General de Contabilidad, garantizando así el registro preciso de todas las operaciones de la empresa. Los pasos a seguir son los siguientes:
- Documentación: recopila todos los documentos que respalden las operaciones a contabilizar, tales como facturas de clientes y proveedores, recibos, comprobantes de pago, contratos, préstamos o leasing, entre otros.
- Identificación de cuentas contables e importes: determina las cuentas contables y los montos correspondientes a cada operación. Esto te permitirá efectuar los registros en el Debe o el Haber de manera adecuada. Por ejemplo, al registrar una venta en efectivo, la cuenta en el Debe podría ser "caja o bancos", mientras que en el Haber sería la cuenta de "ventas". Asimismo, presta atención a posibles impuestos o cargos adicionales asociados a la operación que también deban registrarse.
- Asiento contable de partida doble: asegúrate de que las cantidades de las cuentas registradas en el Debe sean iguales a las registradas en el Haber.
- Descripción de la operación: debe ser clara y concisa, facilitando así la comprensión de la operación en el futuro y ayudando en la revisión de los registros contables.
- Revisión y conciliación: verifica los asientos contables registrados y asegúrate de que los saldos cuadren. Esto implica que la suma de las cuentas del Debe debe ser igual a la suma del Haber.
- Conciliación bancaria: compara los asientos contables con los extractos bancarios para garantizar su concordancia.
- Conservación de la documentación: es obligatorio por ley y además facilitará auditorías y posibles revisiones futuras por parte de la Agencia Tributaria.
Recomendaciones para la contabilización de asientos contables
A continuación, se presentan una serie de recomendaciones para llevar a cabo de manera exitosa la contabilización de los asientos contables:
- Si empleas un software contable, asegúrate de comprender su funcionamiento y cómo utilizarlo de manera eficiente.
- En caso de registrar los asientos contables de forma manual, es útil crear una plantilla que facilite la organización de los datos.
- Para verificar los asientos contables, se recomienda emplear una lista de comprobación o un procedimiento de revisión.
- Para establecer un sistema de archivo para los asientos contables, se pueden utilizar carpetas y subcarpetas para organizarlos por fecha, tipo de asiento u otro criterio relevante.
Para llevar a cabo la contabilidad de forma eficiente, se aconseja utilizar un software contable, dado que este tipo de programas simplifica la contabilización de los asientos contables al proporcionar plantillas intuitivas para las operaciones más habituales, como compras, ventas, cobros y pagos.
Principales problemas de contabilidad de los negocios
En el desarrollo cotidiano de las labores relacionadas con la contabilidad de las operaciones empresariales, suelen surgir diversos problemas o desafíos a los que deben hacer frente tanto los asesores contables profesionales como las propias empresas. A continuación, mencionaremos siete de ellos:
- Desorganización de documentos: la falta de una gestión eficiente de documentos, como facturas y recibos, dificulta la realización de registros precisos y puede ocasionar pérdida de información.
- Errores en los asientos contables: estos errores pueden resultar en informes financieros inexactos y decisiones erróneas, aunque gracias a la automatización contable, su incidencia tiende a disminuir.
- Retrasos en la contabilización de facturas: la demora en la contabilización de las facturas relacionadas con la actividad económica de la empresa puede generar también problemas de conciliación bancaria, siendo frecuentemente consecuencia de la entrega tardía de la documentación al asesor contable.
- Gestión inadecuada del flujo de efectivo: los problemas en la gestión del flujo de caja pueden provocar dificultades de liquidez, lo que dificulta el cumplimiento de obligaciones financieras, pagos a proveedores y nóminas, afectando así la estabilidad financiera de la empresa.
- Incumplimiento normativo: no cumplir con las regulaciones y obligaciones fiscales puede resultar en multas y sanciones, además de afectar la reputación de la empresa.
- Control inadecuado del inventario: la falta de control sobre las existencias puede provocar pérdidas financieras debido a la obsolescencia, robos o falta de reposición oportuna.
- Escaso uso de tecnología: la resistencia de algunas empresas a implementar software de contabilidad y tecnologías modernas reduce la eficiencia, aumenta la probabilidad de errores y dificulta la generación de informes.
Para superar estos problemas, es fundamental contar con una gestión financiera sólida, la implementación de sistemas de contabilidad efectivos y la formación adecuada del personal encargado de estas tareas. Además, buscar asesoría profesional como Asesorae puede ser clave para mantener una contabilidad precisa y cumplir con todas las obligaciones fiscales.
