La administración de autónomos y empresas puede volverse bastante compleja en ocasiones, y las interacciones con Hacienda y la Seguridad Social también lo son.
Con el fin de simplificar este proceso, es importante comprender qué es CASIA y qué beneficios brinda a los autónomos.
¿Qué es CASIA?
CASIA es un servicio proporcionado por la Tesorería General de la Seguridad Social para los autorizados. Su nombre deriva de las siglas que representan Coordinación, Atención y Soporte Integral al Autorizado RED, formando parte integral del Sistema RED.
¿Para qué sirve CASIA?
El propósito de CASIA es permitir a los usuarios llevar a cabo diversas acciones con la Seguridad Social de forma telemática, eliminando la necesidad de desplazamientos y agilizando los procedimientos. Esta herramienta facilita la comunicación de consultas, incidencias o errores, así como la realización de trámites administrativos. Además, posibilita plantear consultas o incidencias relacionadas con la transmisión de archivos a través del Sistema RED u otras funcionalidades de los Servicios Online que no puedan ser abordadas mediante el Sistema RED.
¿Cuáles son las funciones de CASIA para empresas y autónomos?
En cuanto a sus funciones para empresas y autónomos, CASIA ofrece una amplia gama de herramientas, destacando entre ellas:
- Apertura de nuevos casos, permitiendo adjuntar documentos necesarios para el trámite o consulta. El sistema asigna un número de identificación para seguimiento y proporciona un justificante de apertura de trámite con datos relevantes, incluyendo fecha y hora de presentación.
- Gestión y consulta de casos abiertos, facilitando información sobre su estado, la posibilidad de añadir documentos o cancelarlos, y visualizar respuestas de la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Recepción de emails informativos sobre la resolución de casos o solicitudes adicionales de información por parte de la Administración.
¿Quién puede utilizar CASIA?
CASIA está disponible a través del Sistema RED, permitiendo el acceso a los usuarios autorizados de este sistema sin requerir autorización adicional.
¿Qué se necesita para usar CASIA?
Para utilizar CASIA es necesario acceder al sitio web de la Seguridad Social y:
- Ser autorizado en el Sistema RED, con al menos una autorización activa.
- Identificarse mediante certificado digital.
¿Qué se puede hacer con CASIA?
Puedes iniciar consultas, informar errores o incidencias en la transmisión de archivos a través del Sistema RED, así como presentar trámites que no puedan realizarse por medio del Sistema RED y/o SEDESS.
¿Qué está considerado como consulta?
Una consulta es una solicitud de información sobre temas relacionados con afiliación, cotización, Sistema RED, procedimientos SLD o RED Directo, Sede Electrónica o Gestión de Autorizaciones, entre otros.
¿Qué es un error o incidencia?
Se entiende como error o incidencia cualquier situación en la que se detecte un fallo debido al mal funcionamiento del sistema o a una actuación incorrecta por parte del usuario.
Los errores incluyen cualquier problema que surja durante una gestión online o en SEDESS, así como en la transmisión de archivos a través del Sistema RED o en relación con las respuestas recibidas a través de estos medios.
Si la solución del error requiere un trámite administrativo, el caso se clasificará como tal. Si un caso se ha etiquetado erróneamente como error o incidencia, se cerrará y se informará al usuario sobre la necesidad de abrir una solicitud de trámite.
¿Cuándo se considera que la materia de un caso es de tipo técnico?
Los casos técnicos abarcan consultas relacionadas con:
- Instalación de software.
- Requisitos técnicos para la transmisión de archivos o comunicaciones.
- Errores o incidencias relacionados con el software o hardware del Sistema RED del usuario.
- Cualquier situación cuya resolución requiera la intervención de un informático.
Para crear un caso técnico, es necesario completar un formulario de datos técnicos disponible en la sección "Errores – Incidencias Materia Técnica" del sitio web.
¿Qué se debe catalogar como trámite?
Se deben catalogar como trámites aquellas solicitudes de carácter administrativo que no puedan gestionarse a través del Sistema RED o SEDESS debido a la falta de funcionalidad o al vencimiento del plazo establecido.
Al iniciar un trámite, se generará un Justificante de Apertura de Trámite que incluirá la fecha y hora de la solicitud.
¿Qué trámites se pueden solicitar?
Los trámites que pueden gestionarse a través de CASIA, organizados por áreas, son los siguientes:
- Inscripción de empresas.
- Asignación de Código de Cuenta Cotización.
- Anotación de Tipo de Relación Laboral no implementados en RED.
- Presentación de documentación acreditativa.
- Cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Aportación de documentación acreditativa.
- Aportación de documentación acreditativa de empresa y socios.
- Variación de datos.
- Cambio de CNAE.
- Declaración Responsable de Fijos-Discontinuos.
- Renuncia de Exenciones en Reparto de Dividendos.
- Modificación de datos de Cobertura de Contingencias.
- Modificación de datos de empresa.
- Variación de datos de Empleadores en Sistema Especial de Empleados del Hogar.
- Inscripción de Empresa y asignación de Código de Cuenta de Cotización Principal.
- Modificación de datos para empresa sin Código de Cuenta Cotización.
- Registro de Empresa sin Código de Cuenta Cotización.
- Afiliación, altas y bajas.
- Altas de autónomos.
- Altas fuera de plazo de trabajadores autónomos.
- Altas de trabajadores por cuenta ajena.
- Solicitud de Número de la Seguridad Social.
- Altas fuera de plazo de trabajadores.
- Eliminación de alta consolidada fuera de plazo.
- Modificación de fecha de alta y efectos de alta fuera de plazo.
- Jornadas Reales fuera de plazo.
- Anotación fuera de plazo de días no trabajados.
- Altas no admitidas por RED.
- Variaciones de datos de autónomos.
- Modificación de trabajador por cuenta propia agrario y familiares.
- Modificación de trabajador TRADE.
- Reconocimiento de beneficios por resolución judicial.
- Solicitud de base de reducción de pluriactividad fuera de plazo.
- Solicitud de beneficios de cotización por discapacidad sobrevenida.
- Trabajador autónomo en institución religiosa.
- Solicitud de beneficios por cotización en conciliación familiar.
- Acreditación de situación de violencia de género o víctima del terrorismo.
- Cambio de condición de persona física a socio-administrador.
- Solicitud de beneficios en cotización por familiares colaboradores.
- Cambio de CNAE.
- Comunicación de inicio de actividad.
- Comunicación de fin de actividad.
- Renuncia a la tarifa plana.
- Variación de datos de trabajadores en Sistema Especial del Hogar.
- Anotación de condición de familia numerosa.
- Cambios en retribución con efectos retroactivos.
- Contrato de sustitución o interinidad.
- Cambio de responsable de ingreso de cuotas en Sistema Especial del Hogar.
- Cambio de contrato con efectos retroactivos.
- Cambio de número de horas al mes con efectos retroactivos.
- Variación de datos de trabajadores por cuenta ajena.
- Coeficiente reductor de la edad de jubilación.
- Colectivo de trabajador.
- Condición de desempleado.
- Contrato de trabajo.
- Excedencias.
- Fecha de inicio del contrato de trabajo.
- Grado de discapacidad.
- Reducción de jornada por guarda legal fuera de plazo.
- Tipo de ocupación.
- Variación de coeficiente a tiempo parcial.
- Declaración Responsable de ERTE en La Palma.
- Grupo de cotización.
- Categoría Profesional.
- Relación Laboral de Carácter Especial.
- Exclusión de cotización.
- Relevo.
- Causa de sustitución.
- Inactividad por huelga o ERE.
- Situaciones adicionales de afiliación.
- Pérdida de beneficios.
- Otros datos de relación laboral.
- Solicitud de Comunicación de ERTE fuera de plazo.
- Alta o variación de datos en Bases Adicionales DIBA.
- Bajas de autónomos.
- Baja de trabajadores fuera de plazo autónomos.
- Bajas de trabajadores por cuenta ajena.
- Bajas fuera de plazo de trabajadores.
- Eliminación de baja consolidada fuera de plazo.
- Modificación de la clave de causa de baja fuera de plazo.
- Modificación de la fecha de efectos de baja en plazo.
- Presentación de documentación acreditativa.
- Exclusión Social o Víctimas de violencia de género.
- Trabajadores por cuenta ajena.
- Trabajadores por cuenta propia.
- Autorización de trabajo para trabajadores extranjeros.
- Identificación de Entidad sin Ánimo de Lucro.
- Cotización.
- Empleados de Hogar.
- Solicitud de cambio de domiciliación bancaria.
- Aportación de documentación acreditativa.
- Conceptos retributivos abonados.
- Interrupción de prescripción.
- Pluriempleo.
- Solicitud de distribución de topes de cotización.
- Gestión de autorizados.
- Cambio de medio de transmisión en Autorizado RED.
- Cambio de Usuario principal en Autorización RED.
- Cambio de Razón Social en Autorización RED.
- Cambio de tipo de Autorización RED.
- Modificación del domicilio en Autorización RED.
- Recaudación.
- Aportación de documentación acreditativa.
- Actualización de liquidación fuera de plazo.
Otros trámites
Los trámites que no puedan gestionarse mediante CASIA deberán presentarse a través del Registro Electrónico.
¿Se puede solicitar el Número de Seguridad Social a través de CASIA?
Sí, puedes solicitarlo para los trabajadores a los que posteriormente darás de alta. Para ello, además de utilizar el trámite correspondiente, deberás adjuntar el Modelo TA1 firmado por el trabajador y su DNI.
¿Cómo se sabe que el trámite ha sido realizado?
Recibirás un correo electrónico en el que se te notificará que la TGSS necesita más información o que ha resuelto el trámite.
Para que esto sea posible, es necesario que el usuario de la autorización haya proporcionado una dirección de correo electrónico.
También recibirás un correo electrónico con la resolución en los casos en los que hayas realizado una consulta telefónica y no se haya podido resolver en la primera llamada.
¿Qué pasa si catalogas mal un caso?
El personal de la TGSS que gestione el caso puede modificar algunos aspectos de la clasificación, como la categoría o subcategoría. Sin embargo, si implica la realización de un acto administrativo, deberás abrir una solicitud de trámite.
¿Se pueden hacer trámites relacionados con Partes de Incapacidad Temporal o Certificados de Maternidad y Paternidad?
No, a través de CASIA solo se pueden comunicar asuntos relacionados con la Tesorería General de la Seguridad Social. Para cuestiones del INSS, deberás recurrir a la atención telefónica.
Espero que ahora tengas una mejor comprensión de qué es CASIA y de qué puedes hacer a través de este sistema si eres autónomo.
Si tienes dudas sobre CASIA, contacta con el equipo de profesionales de Asesorae y te las resolveremos a la mayor brevedad posible.
